**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada and the CBC Pension Board of Trustees (Pension Board) is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Pension & Benefits Administration, Actuarial and Consulting Services
An Agreement(s) resulting from the RFP may potentially be for up to a term of 13 years including options to be further defined in the RFP.
1.SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing the RFP is as follows:
CBC/Radio-Canada sponsors a contributory defined benefit pension plan, the CBC Pension Plan (“Pension Plan”), and two supplemental pension arrangements. The CBC Pension Board of Trustees (“Pension Board”) administers the assets of the Pension Plan and its pension benefits by virtue of a Trust Deed between CBC/Radio-Canada and the Pension Board.
CBC/Radio-Canada provides group benefits for its employees and its retired members.
As of March 31st, 2018, the Pension Plan served 18,982 members of whom 7,260 were active members, 1,887 were deferred members and 9,835 were pensioners (including 7,961 retired members, 1,769 surviving spouses, 24 children receiving a pension and 81 former spouses receiving a pension). In 2017, there were 6,678 calculations performed by the current plan administrator and 6,304 calls and questions through the member secure website.
There are currently 8,000 employees and 7900 pensioners enrolled in group benefits.
CBC/Radio-Canada and the Pension Board are seeking proposals to establish Services Agreements for the following four (4) Scopes of Work (each a “SOW”):
SOW 1 Administration of the CBC Pension Plan and pensioners’ group benefits.
CBC/Radio-Canada and the Pension Board are expecting comprehensive, responsive and high quality services that will, amongst other things, provide a call centre, host a pension website that offers self-serve tools such as pension projections and buyback calculations and provide the day-to-day administration of the pension benefits and pensioners’ group insurance benefits.
SOW 2 Actuarial services.
The Pension Board is seeking actuarial services to include activities such as the actuarial valuations of the CBC Pension Plan (for funding purposes) and the Pension Plan’s financial statements (as per CICA 4600).
CBC/Radio-Canada is seeking actuarial services including valuations of the Pension Plan’s assets and all pension and benefit liabilities for inclusion in CBC/Radio-Canada’s financial statements (as per IAS 19).
SOW 3 Group benefits consulting services
CBC/Radio-Canada is seeking consulting services in support of its group benefits plans including negotiations with insurers based on CBC mandate, costing of benefits and rates, plan design options, marketing of benefits and the support of labour relation activities.
SOW 4 General consulting services
CBC/Radio-Canada also requires general consultation services on an ad-hoc basis on activities such as pension, group benefits and accounting, including broad strategy and advisory, market benchmarking and analysis.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
The RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written response for RFP documents:
The RFP is open only to Proponents who meet each of the mandatory requirements as defined below. Proponents must respond to each of the requirements outlined below with written evidence. Indicating “Yes” is not a complete answer and further detail is required to support the claim that the Proponent currently meets each of the mandatory requirements. To supplement their response (if applicable) a Proponent can provide any additional information as a separate document.
For the purpose of qualification, it is mandatory to complete at a minimum Section A and Section F, and at least one of Sections B, C, D, E or any combination of B, C, D, E or all 6 sections A to F if bidding on all SOWs.
SECTION A: General for all SOWs (This Section is Mandatory)
1. Written and verbal communications can be provided by the Proponent in both official languages: English and French.
2. The Proponent must have a place of business and provide the services from facilities based in Canada. Please provide the address details if different from above coordinates.
3. The Proponent must already have in place the appropriately trained, experienced and skilled personnel acting in a professional manner in accordance with industry standards.
4. During the RFP submission, the Proponent will need to demonstrate, its company financial strength over a period of no less than three years.
5. The Proponent acknowledges it has not less than six (6) years of business experience performing similar services for other large scale companies, and the necessary skills and background to meet CBC/Radio-Canada and the Pension Board’s requirements.
6. The Proponent must have experience in project management, implementation services, and transition in/out with similar sized organizations.
SECTION B: Specific to SOW 1 Administration of the CBC Pension Plan and pensioners’ group benefits (complete this section if you intend to bid on SOW 1)
1. Clientele must include some of Canada’s major corporations, including federal public sector agencies and federal private sector sponsored pension plans. Please provide a list of two (2) clients with a member count in excess of 10,000 and one (1) client being in the federal private or public sector with a member count in excess of 5,000.
2. The Proponent acknowledges that it can provide both pension and pensioners’ group benefits administration services.
3. The Proponent acknowledges it has the technical requirements to:
- Host a pension website that:
- Shall allow OpenID Connect / Oauth2 protocol for active members to access the website
- Shall be protected by a username and strong password for those not connecting via OpenID Connect and mechanisms to allow the user to manage their own password changes
- Shall be secured using SSL
- Shall be accessible using the following web browsers – Chrome, Internet Explorer 11, and Firefox
- Shall have the capability to have some CBC/Radio-Canada branding
- Store all data completely in Canada
- Encrypt data when stored in the hosting location
- Secure end to end encryption of data file transfers.
4. The Proponent acknowledges it can provide a toll-free telephone service, through a Canadian call centre.
5. The Proponent must be able to provide an annual SOC 1 Type 2 audit report conducted by a 3rd party auditor.
6. The Proponent must be able to provide an annual Information Security SSAE16, Systrust or SOC 2 type 2 audit report conducted by a 3rd party auditor.
7. The Proponent must have an existing training and professional development programs in place for the staff delivering the services and must be able to provide adequate training to CBC/Radio-Canada’s administrators and Plan members on all required systems.
SECTION C: Specific to SOW 2 Actuarial Services (complete this section if you intend to bid on SOW 2)
1. Clientele must include some of Canada’s major corporations, including federal public sector agencies and federal private sector sponsored pension plans. Please provide a list of two (2) clients with a member count in excess of 10,000 and one (1) client being in the federal private or public sector with a member count in excess of 5,000.
2. The Proponent must have employees who are Fellows in good standing of the Canadian Institute of Actuaries.
SECTION D: Specific to SOW 3 Group Benefits Consulting Services (complete this section if you intend to bid on SOW 3)
1. CBC/Radio-Canada has operations in all of Canada’s provinces and territories. The Proponents must demonstrate it can provide benefits consulting services to a large organization operating across Canada. Provide a list of at least three (3) such clients to whom you provide these services through a similar mandate.
2. CBC/Radio-Canada’s workforce is approximately 90% unionized. The Proponent will be required to attend and make presentations at regularly-scheduled meetings with our unions. The Proponent must demonstrate it has experience in dealing with organizations in a unionized environment and in dealing with unions. Provide a list of at least three (3) such clients to whom you provide these services through a similar mandate.
SECTION E: Specific to SOW 4 General Consultation Services (complete this section if you intend to bid on SOW 4):
1. Clientele must include some of Canada’s major corporations, including federal public sector agencies and federal private sector sponsored pension plans. Please provide a list of three (3) clients with a pension plan in the federal public sector and two (2) clients with a pension plan in the federal private sector.
2. CBC/Radio-Canada’s workforce is approximately 90% unionized. The Proponent must demonstrate it has experience in dealing with organizations in a unionized environment and in dealing with unions.
SECTION F RFP Language Requirements: (This Section is Mandatory)
Please state if you require CBC/Radio-Canada and the Pension Board to provide the subsequent RFP documents in French.
3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTS
As CBC/Radio-Canada uses Merx (www.merx.com/cbc/radio-canada) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. The RFP file package must be ordered directly from Merx.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above referenced documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the documents.
Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of the RFP.
The documents to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be submitted no later than June 29, 2018, 3:00 PM Eastern Standard/Daylight Savings Time, to the CBC/Radio-Canada Representative for the RFP (see item 4 below for co-ordinates).
Following receipt of the required documents (NDA, Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from CBC/Radio-Canada indicating the date for the release of the RFP through the MERX system.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for the RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to the RFP must state the RFP reference number (RFP # COR20180320) in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
Stewart Bell
Strategic Sourcing Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: stewart.bell@cbc.ca
5. RECEIPT OF PROPOSALS
CBC/Radio-Canada will provide the timeline for the RFP to the qualified Proponents in the month of July 2018.
Note:
This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à des Services d’administration du Régime de retraite et des programmes d’avantages sociaux, Services actuariels et Services-conseils.
L’entente (Les ententes) conclue (conclues) à la suite de cette DP pourrait (pourraient) être d’une durée maximale de 13 ans, y compris les options à être définies dans la DP.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada offre à ses employés un régime de retraite contributif à prestations déterminées, le Régime de retraite de Radio-Canada (le « Régime de retraite »), ainsi que deux régimes de retraite complémentaires. Le Conseil de fiducie de la Caisse de retraite de Radio-Canada (le « Conseil de fiducie ») administre les actifs du Régime de retraite ainsi que les prestations de retraite en vertu de la convention de fiducie intervenue entre lui-même et CBC/Radio-Canada.
CBC/Radio-Canada offre des programmes d’avantages sociaux à ses employés et à ses retraités.
Au 31 mars 2018, le Régime de retraite comptait 18 982 participants, dont 7 260 participants actifs, 1 887 titulaires d’une rente différée et 9 835 bénéficiaires de rente (7 961 retraités, 1 769 conjoints survivants, 24 enfants et 81 anciens conjoints). En 2017, l’administrateur actuel du Régime a effectué 6 678 calculs et traité 6 304 appels et questions posées sur le site web sécurisé à l’usage des participants.
Il y a actuellement 8 000 employés et 7 900 bénéficiaires de rente inscrits aux programmes d’avantages sociaux.
CBC/Radio-Canada et le Conseil de fiducie sollicitent des propositions dans le but de conclure des contrats de services couvrant les quatre (4) domaines suivants (chacun correspondant à un cahier des charges) :
- Administration du Régime de retraite de Radio-Canada et des programmes d’avantages sociaux des bénéficiaires de rente
CBC/Radio-Canada et le Conseil de fiducie s’attendent à des services exhaustifs, adaptés aux besoins et de grande qualité qui comprennent un centre d’appel; l’hébergement d’un site web sur le Régime de retraite offrant des outils en libre-service, entre autres de projection de la rente et de rachat de service; et l’administration quotidienne des prestations de retraite et des programmes d’avantages sociaux des bénéficiaires de rente.
- Services actuariels
Le Conseil de fiducie souhaite obtenir des services actuariels qui comprennent la production de rapports d’évaluation actuarielle du Régime de retraite de Radio-Canada (pour la capitalisation) et des états financiers du Régime (conformément au chapitre 4600 du Manuel de l’ICCA).
CBC/Radio-Canada souhaite obtenir des services actuariels qui comprennent la production de rapports d’évaluation des actifs et des passifs (rentes et avantages sociaux), qui seront intégrés aux états financiers de CBC/Radio-Canada (conformément à la norme IAS 19).
- Services-conseils pour les assurances collectives
CBC/Radio-Canada souhaite obtenir des services-conseils pour ses programmes d’assurances collectives, y compris les négociations avec les assureurs sur la base du mandat de Radio-Canada, la tarification des programmes, les options de conception des programmes, la mise en marché des avantages sociaux et le support des activités de relations de travail.
- Services-conseils généraux
CBC/Radio-Canada souhaite également obtenir des services-conseils ponctuels sur des sujets comme la retraite, les avantages sociaux et le traitement comptable, y compris la stratégie globale et les conseils y afférents ainsi que des études comparatives de marché et l’analyse.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La DP est ouverte seulement aux soumissionnaires en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires telles qu’énoncées ci-après. Le soumissionnaire doit respecter chacune des exigences détaillées ci-dessous et inclure une attestation écrite de la conformité à toutes les exigences obligatoires. Indiquer « Oui » ne constitue pas une réponse complète, et davantage de détails sont nécessaires pour appuyer la déclaration de conformité. Le soumissionnaire peut compléter sa réponse dans un document à part, le cas échéant.
Dans leur demande de qualification, les soumissionnaires doivent au minimum remplir la section A et section F, ainsi qu’une des sections B, C, D, ou E ou toute combinaison de B, C, D ou E, ou l’ensemble des six (6) sections A à F s’ils souhaitent obtenir leur qualification pour les quatre (4) cahiers des charges.
SECTION A : Informations générales pour tous les cahiers des charges (Vous devez remplir cette section.)
1. Les communications écrites ou verbales peuvent être fournies par le soumissionnaire dans les deux langues officielles : l’anglais et le français.
2. Le soumissionnaire doit posséder un établissement au Canada à partir duquel il fournit les services requis. Veuillez ajouter l’adresse si elle diffère des coordonnées indiquées précédemment.
3. Le soumissionnaire doit avoir déjà à sa disposition du personnel possédant la formation, l’expérience et les compétences appropriées et agissant avec professionnalisme, selon les règles de l’art et conformément aux normes de l’industrie.
4. Durant le processus de DP, le soumissionnaire devra démontrer que son entreprise est en bonne santé, notamment financière, depuis au moins trois ans.
5. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a au moins six (6) ans d’expérience dans la prestation de services similaires à d’autres grandes organisations, et qu’il possède les compétences et la capacité requises pour satisfaire aux exigences de CBC/Radio-Canada et du Conseil de fiducie.
6. Le soumissionnaire doit avoir de l’expérience dans les domaines de la gestion de projets, la mise oeuvre de services, et avoir déjà réalisé des transitions avec des clients de taille comparable.
SECTION B : Propre au cahier des charges 1. Administration du Régime de retraite de Radio-Canada et des programmes d’avantages sociaux des bénéficiaires de rente (Remplissez cette section seulement si vous souhaitez obtenir votre qualification pour le cahier des charges 1.)
1. Le soumissionnaire doit fournir ses services à de grandes organisations canadiennes, y compris des promoteurs qui offrent un régime de retraite de juridiction fédérale, du secteur public et du secteur privé. Veuillez indiquer deux (2) clients comptant plus de 10 000 participants et un (1) client de juridiction fédérale, du secteur public ou privé, comptant plus de 5 000 participants.
2. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il est en mesure de fournir les services d’administration requis pour le Régime de retraite et les programmes d’avantages sociaux des bénéficiaires de rente.
3. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a les capacités techniques pour :
- Héberger un site web sur le Régime de retraite :
- Compatible avec le protocole OpenID Connect/OAuth2 pour l’accès des membres actifs;
- Protégé par un nom d’utilisateur et un mot de passe fort pour les participants qui n’utilisent pas OpenID Connect, et doté de mécanismes permettant aux utilisateurs de modifier leur mot de passe;
- Sécurisé par SSL;
- Accessible avec les navigateurs suivants : Chrome, Internet Explorer 11 ou Firefox;
- Incluant l’image de marque de CBC/Radio-Canada;
- Stocker toutes les données uniquement au Canada;
- Crypter les données stockées au site d’hébergement;
- Crypter de bout en bout les fichiers de données transférés par l’intermédiaire d’interfaces.
4. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il peut offrir un service téléphonique sans frais depuis un centre d’appels au Canada.
5. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il peut fournir un rapport d’audit annuel SOC 1 de type 2 produit par un auditeur externe.
6. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il peut fournir un rapport d’audit annuel SSAE 16, SysTrust ou SOC produit par un auditeur externe.
7. Le soumissionnaire doit avoir dans sa structure organisationnelle un programme de formation et de perfectionnement professionnel pour le personnel offrant les services et être en mesure d’offrir une formation adéquate aux administrateurs de CBC/Radio-Canada et aux participants du Régime sur tous les systèmes applicables.
SECTION C : Propre au cahier des charges 2. Services actuariels (Remplissez cette section seulement si vous souhaitez obtenir votre qualification pour le cahier des charges 2.)
1. Le soumissionnaire doit fournir ses services à de grandes organisations canadiennes, y compris des promoteurs qui offrent un régime de retraite de juridiction fédérale, du secteur public et du secteur privé. Veuillez indiquer deux (2) clients comptant plus de 10 000 participants et un (1) client de juridiction fédérale, du secteur public ou privé, comptant plus de 5 000 participants.
2. Le soumissionnaire doit compter parmi son personnel des membres en règle de l’Institut canadien des actuaires.
SECTION D : Propre au cahier des charges 3. Services-conseils pour les assurances collectives (Remplissez cette section seulement si vous souhaitez obtenir votre qualification pour le cahier des charges 3.)
1. CBC/Radio-Canada exerce ses activités dans l’ensemble des provinces et des territoires du Canada. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il peut fournir des services-conseils sur les programmes d’avantages sociaux à une grande organisation exerçant ses activités partout au Canada. Veuillez indiquer au moins trois (3) clients à qui vous fournissez des services de ce genre dans le cadre d’un mandat comparable.
2. Environ 90 % des employés de CBC/Radio-Canada sont syndiqués. Le soumissionnaire devra régulièrement assister à des réunions avec les syndicats et y faire des présentations. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a déjà offert ses services dans des environnements syndiqués et travaillé avec des syndicats. Veuillez indiquer au moins trois (3) clients à qui vous fournissez des services de ce genre dans le cadre d’un mandat comparable.
SECTION E : Propre au cahier des charges 4. Services-conseils généraux (Remplissez cette section seulement si vous souhaitez obtenir votre qualification pour le cahier des charges 4.)
1. Le soumissionnaire doit fournir ses services à de grandes organisations canadiennes, y compris des promoteurs qui offrent un régime de retraite de juridiction fédérale, du secteur public et du secteur privé. Veuillez indiquer trois (3) clients du secteur public fédéral et deux (2) clients du secteur privé fédéral.
2. Environ 90 % des employés de CBC/Radio-Canada sont syndiqués. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a déjà offert ses services dans des environnements syndiqués et travaillé avec des syndicats.
SECTION F : Exigences linguistiques de la DP :
Indiquez si vous avez l’intention de demander que CBC/Radio-Canada et le Conseil de fiducie traduisent la DP subséquente de l’anglais au français.
Réponse du soumissionnaire :
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DPx par Merx ((www.merx.com/cbc/radio-canada), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. La documentation sur la DP doit être commandée directement à Merx.
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation avec le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents.
Notez que, pour assurer une intégrité et une équité totales, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de confidentialité et de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement la DP.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés au plus tard le juin 29, 2018, à 15 h, heure normale/avancée de l’Est, au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).
Après réception des documents requis (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de CBC/Radio-Canada indiquant la date du lancement d'une DP par l’intermédiaire du système Merx.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no COR20180320) dans la ligne de mention « Objet ».
Représentant de CBC/Radio-Canada :
Stewart Bell
Gestionnaire de l'approvisionnement stratégique, Gestion stratégique de l'approvisionnement
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada
Courriel : stewart.bell@cbc.ca
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
CBC/Radio-Canada communiquera l’échéancier de la DP aux soumissionnaires qualifiés, au cours du mois de juillet 2018.
Remarque:
Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
