Basic Information

Reference Number

0000284424

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFSO - Request for Standing Offer (Formal)

Solicitation Number

RFSO #TI20241112

Title

Media Broadcast and Transmission Equipment & Supplies for CBC/Radio-Canada

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C63667

Agreement Type

Canadian Free Trade Agreement (CFTA)

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Delivery Point

Toronto

Purchase Type

Duration: 3 years
Option: Two (2) one year options

Description

**la version française suit**

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Standing Offers (RFSO) for Media Broadcast and Transmission Equipment & Supplies for CBC/Radio-Canada

An Agreement resulting from this RFSO shall be for a three-year (3) term with two (2) irrevocable option(s) to extend for one-year periods.

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objectives in issuing this RFSO are as follows:

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from authorized Distributors, Resellers and/or Manufacturers to establish a Letter of Standing Offer to satisfy on-demand requirements for the following categories to support its overall Broadcast business nationally:

Broadcast & Production Audio, Video, and Lighting Equipment & Accessories
Radio & Television Electronic Components, Parts, Accessories & Supplies
Transmission Products & Supplies

CBC/Radio-Canada will be looking to optimize its Supplier base by establishing partnerships with the optimal number of Suppliers while ensuring that business objectives and requirements are met.

This has resulted in a requirement to put in place Letter(s) of Standing Offer (LSO) with a consolidated set of Suppliers for the provision of related products as, and when, requested. LSOs are written agreements entered into between CBC/Radio-Canada and Suppliers, whose intent is to establish a framework with Qualified Suppliers to permit the expeditious processing of legally binding contracts for specific products through a call-up (Purchase Order) against the LSO. LSOs establish a set of procurement procedures and include a minimal set of contract terms and conditions applicable to any resulting contract(s) formed by call-ups made against the LSO.

Due to the large scope of Manufacturer product lines utilized within this Request for Standing Offer, we understand that not all Manufacturer / Distributor / Reseller Supplier(s) have the complete capability range required to quote for all aspects of this RFSO, either in terms of geographic coverage and/or product / service types. CBC/Radio-Canada will accept responses for one or more Manufacturer product lines.

CBC/Radio-Canada’s intent is to establish a Letter of Standing Offer with the successful Proponent(s) to secure pricing (discounts), service & support and additional terms & conditions.

CBC/Radio-Canada reserves the right to issue multiple Letters of Standing Offer (LSO) after evaluating the Proposals.

2. MANDATORY REQUIREMENTS:

This RFSO is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFSO documents:

1. Proponent’s must review the list of Manufacturer Brands included in the Qualification Request Form and provide evidence that your company is either the Manufacturer of the equipment or their designated representative in North America for the brands that your company will include in your Proposal.

If a Distributor / Reseller you must provide a letter signed by a duly authorized representative of the Manufacturer stating that the Manufacturer and the Distributor / Reseller company have a formal business relationship to sell the product(s) in Canada.

Note: CBC/Radio-Canada encourages Proponents to offer other brands that are not listed provided they fall within the same categories as listed in section 1. Proponents are required to provide evidence for these non-listed brands as indicated above in section 2.

Proponents must provide this information prior to receiving a copy of the RFSO (Request for Standing Offer).

2. Suppliers must submit a Manufacturers MSRP Price List or provide your own list price if the MSRP is not commercially available from the Manufacturer, as per the following instructions:
A. Supplier must submit an electronic copy of the Manufacturers price list, for each Manufacturer they are providing a fixed percentage discount offer or if not available Suppliers price list.
B. MSRP Price List to be provided in an Excel (unprotected) format.

3. The Proponent must have a place of business and provide support from facilities based in North America.

4. The Proponent must be able to provide an online catalogue to integrate into CBC/Radio-Canada’s ePLAZA online ordering portal.

The Proponent must include all documents required above and written evidence that it currently meets each of the Mandatory Requirements with signature of a duly authorized officer (representative) attesting that it does.

3. TO REQUEST THE RFSO DOCUMENTATION

CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.merx.com/public/solicitations/open) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFSO documents through MERX. Here is the link to the Merx Get Started for new users (https://discover.merx.com/pt-canadian-business-contract-opportunities/) and/or call          1-800-964-6379.

To obtain the RFSO Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form, and all other evidence as outlined above, completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above document is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.

The document(s) to be completed and signed must be sent to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFSO (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from MERX that the RFSO documents are ready for download, no earlier than January 17, 2025.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

Please note: All and any notices from MERX will be sent to the person registered with MERX on the Proponent’s behalf.

4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA

Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFSO must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFSO, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFSO must state the RFSO reference number (RFSO #TI20241112) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: Janice.prymak@cbc.ca

Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFSO documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFSO, questions must be submitted in writing by Merx.

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than February 7, 2025 at 8:00:00 pm, Eastern Time.

The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.

Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFSO Submission Closing Date will not be accepted.

Note:

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.

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VEUILLEZ LIRE TOUT CE QUI SUIT EN PORTANT UNE ATTENTION PARTICULIÈRE À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande d’offre à commandes (DOC) pour du matériel et des fournitures de radiodiffusion et de transmission pour CBC/Radio-Canada.

La durée de l’entente qui résultera de cette DOC sera de trois (3) ans avec deux (2) options irrévocables de prolongation d’une période d’un (1) an.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS

Les principaux objectifs de la présente DOC sont les suivants :

CBC/Radio-Canada est à la recherche de distributeurs, revendeurs ou fabricants autorisés en vue d’établir une offre à commandes pour répondre à ses besoins courants dans les catégories suivantes afin de soutenir ses activités de radiodiffusion à l’échelle nationale :

Équipement audio et vidéo, et accessoires d’éclairage pour la diffusion et la production
Composants, pièces, accessoires et fournitures électroniques pour la radio et la télévision
Matériel et fournitures de transmission

CBC/Radio-Canada cherche à optimiser son noyau de fournisseurs en établissant des partenariats avec un nombre optimal de fournisseurs tout en s’assurant qu’ils sont en mesure de satisfaire à ses objectifs opérationnels et à ses exigences.

La Société souhaite se pourvoir d’une ou de plusieurs offres à commandes (OC) avec un ensemble de fournisseurs en vue de s’approvisionner en produits connexes en fonction de ses besoins. Les OC sont des ententes écrites entre CBC/Radio-Canada et des fournisseurs qui visent à établir un cadre de procédures avec des fournisseurs qualifiés et à permettre un approvisionnement rapide pour des produits spécifiques dans le cadre de commandes subséquentes (bons de commande). Une OC établit un ensemble de procédures d’approvisionnement et inclut un minimum de conditions contractuelles applicables à tout contrat subséquent émis conformément à cette OC.

Compte tenu de l’ampleur de la gamme de produits utilisés dans le cadre de la présente DOC, il est entendu que tous les fabricants/distributeurs/revendeurs ne peuvent proposer leurs services dans toutes les catégories de produits compris dans la DOC, que ce soit pour des raisons géographiques ou de gamme de produits et services offerts. CBC/Radio-Canada acceptera les réponses dans une ou plusieurs gammes de produits.

CBC/Radio-Canada a l’intention d’établir une offre à commandes avec le ou les soumissionnaires sélectionnés afin d’obtenir une offre de tarification (rabais), de services et de soutien, ainsi que les modalités additionnelles.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de publier plusieurs offres à commandes après avoir évalué les propositions.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES

La présente DOC s’adresse uniquement aux soumissionnaires qui répondent à chacune des exigences obligatoires suivantes et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DOC :

1. Les soumissionnaires doivent examiner la liste des marques de fabricants incluse dans le formulaire de demande de qualification et fournir la preuve que leur entreprise est soit le fabricant de l’équipement, soit son représentant désigné en Amérique du Nord pour les marques qu’ils incluront dans leur proposition.

Si le soumissionnaire est un distributeur/revendeur, il doit fournir une lettre signée par un représentant dûment autorisé du fabricant déclarant que le fabricant et l’entreprise revendeuse ont une relation d’affaires officielle pour vendre les produits au Canada.

Remarque : CBC/Radio-Canada encourage les soumissionnaires à proposer d’autres marques qui ne figurent pas dans la liste, à condition qu’elles entrent dans les mêmes catégories que celles énumérées à la section 1. Ils sont tenus de présenter des preuves pour ces marques non répertoriées, comme indiqué ci-dessus dans la section 2.

Les soumissionnaires doivent fournir ces informations avant de recevoir une copie de la DOC.

2. Les fournisseurs doivent soumettre une liste des prix de détail suggérés par le fabricant (PDSF) ou fournir leurs propres prix de catalogue si la liste des PDSF n’est pas disponible sur le marché auprès du fabricant, conformément aux instructions suivantes :
A. Le fournisseur doit soumettre une copie électronique de la liste des prix du fabricant pour chaque fabricant faisant l’objet d’un pourcentage de remise fixe ou, si cette liste n’est pas disponible, la liste des prix du fournisseur.
B. La liste des PDSF doit être fournie en format Excel (sans protection).

3. Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien.

4. Le soumissionnaire doit être en mesure de fournir un catalogue en ligne pouvant intégrer le portail de commande en ligne ePLAZA de CBC/Radio-Canada.

Le soumissionnaire doit inclure tous les documents requis, selon ce qui est demandé ci-dessus, et fournir une preuve écrite qu’il répond actuellement à chacune des exigences obligatoires, avec la signature d’attestation d’un agent dûment autorisé (représentant).

3. INSTRUCTIONS POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DOC

Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DOC par Merx (https://www.merx.com/public/solicitations/open?language=FR), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs : (https://discover.merx.com/pt-canadian-business-contract-opportunities/) et/ou appelez le 1-800-964-6379.

Afin d’obtenir les documents de la DOC, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification, avec toutes les autres preuves mentionnées ci-dessus, rempli et signé par un représentant dûment autorisé, qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites à la section 2 ci-dessus.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant la documentation mentionnée ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Le ou les documents à remplir et à signer doivent être envoyés à la représentante de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DOC (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception des documents demandés et une évaluation positive de votre proposition par CBC/Radio-Canada, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DOC sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 17 janvier 2025.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

Remarque : Tous les avis de Merx seront envoyés à la personne enregistrée auprès de Merx au nom du soumissionnaire.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA

À cette étape du processus de la DOC, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée à la représentante de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DOC, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DOC doivent comporter le numéro de référence de la DOC (DOC no TI20241112) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentante de CBC/Radio-Canada :

Janice Prymak
Première cheffe, Gestion stratégique des approvisionnements
CBC/Radio-Canada
Courriel : janice.prymak@cbc.ca

Les soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements, ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés dans la présente DOC. Si c’est le cas, ou en cas de doute, les questions doivent être soumises par écrit et par l’intermédiaire de Merx.

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les propositions doivent être reçues par CBC/Radio-Canada, par voie électronique dans le site web de Merx (www.merx.com) au plus tard le 7 février 2025, à 20 h (heure de l’Est).

Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Il ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge Merx sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DOC ne seront pas acceptées.

Remarque :

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre Cinq (Marchés publics) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2024/12/23 11:52:48 AM EST

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance Deadline

2025/01/30 11:59:00 PM EST

Questions are submitted online

Yes

Closing Date

2025/02/07 08:00:00 PM EST

Contact Information

Janice Prymak

416-802-3044

janice.prymak@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification Request Form

**la version française suit**

INSTRUCTIONS:
Qualification Requirements

To obtain the RFSO Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form and letters signed by a duly authorized representative of the Manufacturer completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (Qualification Request Form and letters signed by a duly authorized representative of the Manufacturer) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFSO:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: janice.prymak@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within forty-eight (48) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (Qualification Request Form and letters signed by a duly authorized representative of the Manufacturer) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFSO documents are ready for download.

******
INSTRUCTIONS :
Critères de qualification
Afin d’obtenir des documents de la DOC, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification et lettre(s) signée par un représentant dûment autorisé du fabricant signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification et lettre(s) signée par un représentant dûment autorisé du fabricant) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DOC :

Janice Prymak
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
CBC/Radio-Canada
Courriel : Janice.prymak@cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les quarant-huit (48) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (formulaire de demande de qualification et lettre(s) signée par un représentant dûment autorisé du fabricant) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DOC sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - TECHNICAL PROPOSAL

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Technical Response documents only - ** No Pricing Documents **

Envelope 2 - PRICING

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

** Pricing documents only **

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