CBC/Radio-Canada a chargé CVENT de gérer le processus de demande d'offre à commandes (DOC) pour le programme hôtelier de CBC pour les années 2025-2026 et 2026-2027.
Nous avons choisi de lancer une demande d'offre à commandes en fonction de nos besoins actuels et évolutifs. Nous vous demandons de soumettre votre meilleure offre compétitive dans votre offre initiale, car nous ne mènerons que des négociations limitées pour le programme 2025.
Si vous souhaitez soumettre des tarifs à CBC/Radio-Canada et recevoir la demande d'offre à commandes (DOC) de CBC/Radio-Canada, veuillez contacter Stephanie Timken Project Manager, Business Travel & Transient, stephanie.timken@cvent.com au plus tard le 3 février 2025.
Les instructions et les exigences sont énumérées dans ce document. Tous les termes et conditions liés à ce processus sont décrits dans le document principal qui se trouve dans la section « Documents & Items » et qui fait partie intégrante du processus d'appel d'offres. Les soumissionnaires sont tenus de lire attentivement le document principal afin de s'assurer qu'ils respectent et comprennent l'ensemble des exigences et des lignes directrices. Tous les soumissionnaires doivent répondre aux exigences obligatoires suivantes :
Spécifications du programme
Exigences obligatoires :
● Le taux statique est obligatoire.
● Le taux unique est obligatoire
● Tous les tarifs doivent être nets/non-commissionnables.
● Aucun tarif prépayé, dépôt requis ou non remboursable ne sera accepté.
● Distance des bureaux selon la liste de l'annexe A.
Exigences générales :
● Disponibilité de la dernière chambre (LRA) préférée et disponibilité de la non-dernière chambre (NLRA) acceptable.
● Les tarifs doivent être valables du 1er avril 2025 au 31 mars 2026 et du 1er avril 2026 au 31 mars 2027.
● CBC demande des tarifs pour deux ans et, pour la deuxième année, n'acceptera pas une augmentation supérieure à 2 % entre la saison 2025/26 et la saison 2026/27.
● Les tarifs doivent être accessibles aux entrepreneurs et/ou consultants de CBC/Radio-Canada.
Aménagements clés critiques :
Exigences obligatoires :
● CBC/Radio-Canada exige que les hôtels basés au Canada offrent à CBC/Radio-Canada quatre principaux réseaux de télévision- télévision (2 réseaux nationaux de télévision- réseau anglais et télévision française et deux télévisions spécialisées autonomes par câble, CBC Newsworld en anglais et Le Réseau de l'information (RDI) en français. Cette exigence obligatoire ne s'applique qu'aux propriétés proposées en dessous du 55e parallèle. (veuillez vous référer à la cartographie mondiale pour déterminer l'emplacement de votre hôtel.
● Les hôtels doivent avoir mis en place des initiatives en matière de développement durable et une justification doit être fournie dans la section relative au développement durable dûment remplie.
Exigences générales :
● Annulation le jour même à 16h00.
● HSIA Accès gratuit à Internet à haut débit) ou sans fil dans la chambre (WIFI).
● Deux saisons maximum par an
● Nombre minimum de périodes d'interdiction par an. Les dates d'interdiction seront rouvertes pour l'année deux 2026-2027 au moment du chargement des tarifs de l'année deux.
Maximum de 40 dates d'interdiction sur - 10 périodes d'interdiction
● Si le petit-déjeuner n'est pas une prestation standard pour tous les hôtes, veuillez ne pas l'inclure.
Processus d'appel d'offres :
Pour 2025/26 & 2026/27, nous utiliserons Cvent Lanyon comme outil de collecte des DOC.
● Compléter tous les modules requis de la RFSO standard de l'hôtel dans la plateforme Lanyon.
● Suivre les instructions de Cvent incluses dans votre invitation pour les soumissions de fichiers.
La soumission de réponses incomplètes ou le fait de ne pas aborder toutes les sections requises de l'offre peut entraîner la disqualification du processus d'évaluation.Ne supposez PAS que vous recevrez une demande de négociation. Votre hôtel pourrait être rejeté en fonction de l'offre initiale soumise, du pourcentage de chambres en stock, des conditions d'annulation, etc.
Critères de sélection :
Toutes les offres tarifaires seront évaluées par rapport à une vaste base de données d'analyse comparative/de marché.
● Le tarif et la valeur offerts sont des facteurs essentiels.
● Le pourcentage de chambres standard sera examiné de près par rapport à l'inventaire total de l'hôtel.
● Les exigences en matière de séjour minimum et/ou les engagements en matière de nuitées ne seront pas acceptés.
● Les hôtels ayant un nombre suffisant de nuitées, qui diminuent leurs tarifs et maintiennent leurs équipements et leur politique d'annulation d'une année sur l'autre, seront examinés favorablement et sélectionnés pour être acceptés lors du premier tour.
Nous nous réservons le droit de sélectionner les hôtels offrant le meilleur rapport qualité/prix. CBC se réserve le droit de choisir ou de disqualifier un hôtel en fonction de ses besoins opérationnels. En raison des besoins de production et d'exploitation ou de l'indisponibilité de l'inventaire des hôtels du programme, CBC-RC se réserve également le droit de travailler avec des hôtels qui n'ont pas été sélectionnés dans le cadre du programme au cours de cet appel d'offres et de les inclure dans le programme.
Lignes directrices du programme 2025/2026 :
● DÉLAI : fin du jour ouvrable, mardi 11 février 2025.
● Citer la dernière disponibilité des chambres (LRA) pour tous les types de chambres.
● Les tarifs sont valables et restent fixes pour toute l'année de programme 2025/2026 et 2026/2027.
● Une fois acceptés, les tarifs doivent être chargés dans le système de distribution mondial (GDS) dans les 7 jours ouvrables suivant la notification d'acceptation.
● Une vérification des taux sera effectuée pour s'assurer de l'exactitude du chargement.
Documents joints (section Documents & Items) :
● Annexe A Emplacements des bureaux de CBC/Radio-Canada.
● Annexe B Nuit des salles de CBC/Radio Canada 2024
