Si vous essayez toujours de rédiger votre proposition d'appel d'offres juste avant la date limite, il est temps de changer cette mauvaise habitude et de commencer à soumettre vos réponses à l'avance. Que la proposition d'appel d'offres doive être soumise par courrier, en personne ou par voie électronique, il y a toujours des contretemps qui peuvent survenir à la dernière minute, et le fait de manquer la date limite de clôture des appels d'offres peut mettre fin à tout le travail qui a été fait pour rédiger votre proposition.
Quels sont les problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque vous soumettez des offres en ligne ?
Malgré tous nos efforts, des retards ou des problèmes techniques peuvent survenir. Soumettre votre proposition en ligne vous fait gagner beaucoup de temps et d'argent, mais vous ne pouvez pas contrôler une panne d'internet ou d'autres problèmes techniques. Nous nous efforçons toujours de faire en sorte que tout se passe bien, mais il est toujours bon de se préparer à d'éventuels problèmes techniques et de viser une date antérieure à la date limite de soumission de votre réponse à l'appel d'offres.
N'oubliez jamais que la date et l'heure de clôture sont définitives
N'oubliez pas que la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres sont définitives, à moins que l'acheteur ne les prolonge au moyen d'un avenant. Grâce à la fonction de soumission électronique des offres à valeur ajoutée de Merx, les acheteurs ne peuvent pas voir que vous avez soumis une réponse jusqu'au moment de la clôture avec une ouverture électronique des offres. Toutes les réponses aux appels d'offres sont verrouillées en toute sécurité et ne sont pas visibles par l'acheteur. Nous vous conseillons de soumettre vos offres en ligne au moins 1 à 2 heures avant la date limite. Après avoir soumis votre offre plus tôt que prévu, vous aurez toujours la possibilité de retirer ou de modifier votre réponse jusqu'à la date et l'heure de clôture.
Comment éviter d'être retardé dans la soumission de vos offres
Il n'y a aucun inconvénient à soumettre votre réponse à l'appel d'offres à l'avance. Que ce soit par voie électronique ou par courrier, vous pouvez suivre les conseils suivants pour vous assurer que l'acheteur reçoit votre proposition d'offre à temps.
- Préparer un modèle de proposition d'appel d'offres
Chaque demande de proposition et chaque appel d'offres peuvent varier, mais vous pouvez baser votre modèle sur vos précédents appels d'offres. Saisissez les informations de base nécessaires et adaptez-les en conséquence. La recherche de demandes de propositions et de documents d'appels d'offres publiés précédemment par les agences avec lesquelles vous souhaitez faire des affaires peut vous aider à préparer un modèle.
- Ne pas attendre le jour précédent
Une fois que vous avez trouvé l'appel d'offres qui convient le mieux à votre entreprise, commencez à télécharger immédiatement tous les documents requis, que la soumission se fasse sur papier ou par voie électronique. Nous vous conseillons de vous donner au moins deux jours avant la date limite si vous soumettez votre offre par courrier, et au moins 24 heures avant la date limite si vous soumettez votre offre en ligne.
- Appeler à l'aide si nécessaire
En fonction de la nature du problème, certaines lignes d'assistance téléphonique sont indiquées dans l'appel d'offres. Si l'appel d'offres prévoit une soumission électronique sur Merx et que vous rencontrez des difficultés techniques avec la plateforme d'appel d'offres, n'hésitez pas à contacter immédiatement le service d'assistance à la clientèle. Vous pouvez joindre l'équipe d'assistance à la clientèle de Merx au 1-800-964-6379 de 7 h à 20 h (heure de l'Est) ou par courriel à merx@merx.com.
Prendre de l'avance et saisir les opportunités
Soumettre votre réponse à l'appel d'offres à l'avance vous offre de nombreux avantages. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'élaboration d'une proposition gagnante plutôt que sur un travail précipité. La soumission de vos réponses par l'intermédiaire de la fonction de soumission électronique des offres de Merx peut vous aider à respecter les délais. Un grand compte à rebours figure en haut des détails de l'appel d'offres, ce qui peut également vous aider à être ponctuel. Mais quelle que soit la manière dont vous soumettez votre proposition d'offre, le plus tôt sera le mieux.
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