ÉNONCÉ DES TRAVAUX Services de traduction – De l’anglais vers le français Renseignements généraux En tant que ministère fédéral de l’économie régionale pour l’Ouest canadien, Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a pour mandat de promouvoir le développement et la diversification de l’économie de l’Ouest canadien (Manitoba, Saskatchewan, Alberta et Colombie-Britannique), ainsi que de représenter les intérêts de l’Ouest dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, des programmes et des projets économiques nationaux. DEO travaille à l’amélioration de la compétitivité à long terme de l’économie de l’Ouest et à la qualité de vie dans ces provinces en soutenant un large éventail d’initiatives ciblant des programmes interreliés – le développement des entreprises, l’innovation et la croissance économique des collectivités. Ces programmes et services sont appuyés par les activités de DEO en termes de politique, représentation et coordination ainsi que par les services internes. Ensemble, ces priorités forment la base de la prospérité et de la compétitivité de l’Ouest pour le XXIe siècle. L’administration centrale de DEO se trouve à Edmonton, mais des bureaux sont également situés à Vancouver, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et à Ottawa.
DEO diffuse régulièrement des communiqués, des documents d’information, des discours, des brochures, du matériel publicitaire, des documents d’invitation à soumissionner et d’autres documents relatifs aux opérations ministérielles, comme des politiques, des procédures, des documents liés aux ressources humaines ou des états financiers, etc. En tant que ministère fédéral, DEO est tenu par la loi de fournir tous les documents publics et la plupart des documents internes dans les deux langues officielles. Par conséquent, il est impératif que les versions traduites atteignent une norme de qualité élevée, soit celle établie pour les produits de communication et conçue pour bon nombre de particuliers et d’entités du secteur public. Les services requis doivent souvent être fournis dans des échéances serrées, y compris le soir ou la fin de semaine, et la quantité de documents à traiter est souvent importante.
DEO a besoin des services de fournisseurs qualifiés pour offrir des services de traduction, de révision et d’autres services connexes pour des publications et des produits d’information précis. Ces produits sont publiés à l’externe et à l’interne en format papier ou électronique, selon les besoins du public cible visé. Les produits d’information incluent les documents de proposition de positions stratégiques, les documents de travail, les rapports, les notes d’information, les produits de communication (communiqués, discours, avis aux médias, etc.) et d’autres documents. Les documents peuvent combiner du texte à des tableaux, à des illustrations ou à des exigences particulières de présentation, selon le ou les médias utilisés.
La valeur totale annuelle en dollars pour les contrats de traduction et de révision, y compris la révision comparative, pour DEO est évaluée à 150 000 dollars par année.
Objectif DEO prévoit attribuer jusqu’à cinq (5) contrats avec autorisation de tâches pour les services nécessaires afin de réaliser les travaux associés aux services de traduction, y compris la révision comparative. Les autorisations de tâches seront attribuées au besoin dès la date d’attribution du contrat, et ce, jusqu’au 31 mars 2015, avec possibilité de prolongation de quatre (4) périodes additionnelles d’un (1) an chacune.
Première année d’option Du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 Deuxième année d’option Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 Troisième année d’option Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 Quatrième année d’option Du 1er avril 2018 au 31 mars 2019
Portée des travaux Les entrepreneurs fourniront à DEO, au besoin, des services de traduction, de révision, de correction d’épreuves et d’adaptation de qualité professionnelle, tout en respectant les échéances fixées et en assurant un contrôle de la qualité des textes anglais traduits en français et des textes français traduits en anglais.
En particulier, l’entrepreneur devra :
• fournir des services de traduction, principalement de l’anglais au français, et traduire 2 000 mots pour chaque période de 7,5 heures sans avoir recours à un outil de traduction automatique. Les textes qui ont visiblement été traduits à l’aide d’un outil de traduction automatique échoueront au test de contrôle de la qualité et seront jugés insatisfaisants et classés comme tels;
• fournir des services de révision, corriger les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales, le style, la syntaxe et la structure et assurer l’uniformité des textes conformément aux normes de la langue française, en utilisant l’ouvrage de référence Le guide du rédacteur du Bureau de la traduction et d’autres outils de rédaction en français reconnus;
• faire la correction d’épreuves de textes en s’assurant que la traduction correspond au texte original une fois retranscrits ou transposés sur divers supports d’information;
• fournir des services de contrôle de la qualité au moyen d’une seconde révision;
• adapter en français les textes rédigés en anglais en respectant le contenu original et en tenant compte des attentes du client;
• comparer les traductions avec les textes originaux en vue de garantir l’intégrité, la fidélité et la qualité des textes, lesquels sont diffusés de façon simultanée; insérer dans le texte traduit tous les mots manquants ou toutes les sections manquantes du texte original;
• respecter les échéances fixées par DEO, qui peuvent parfois être très serrées (le délai est parfois d’une heure);
• livrer les documents en version électronique, sur un support électronique compatible ou sur papier, tout en respectant le format et la mise en page du texte original (à moins d’indications contraires);
• être en mesure de répondre, souvent dans des délais très serrés, aux demandes urgentes de services, dictées par des obligations de DEO, des exigences administratives imprévues, etc. À l’occasion, l’entrepreneur peut être appelé à travailler le soir ou la fin de semaine.
Volume L’entrepreneur devrait noter que les services énoncés aux termes du contrat avec autorisation de tâches seront fournis « au besoin ». En effet, la quantité de travail relative aux services prévus dans le contrat dépend entièrement de la demande. DEO ne laisse pas entendre ni ne garantit qu’il aura besoin des services de l’entrepreneur pour la valeur maximale du contrat.
L’entrepreneur doit être en mesure de traduire environ 2 000 mots en 7,5 heures, ce qui comprend également la cueillette du texte de départ, la révision de la traduction ainsi que la livraison du document final. Le volume de mots du contrat sera le nombre de mots exigé par DEO. En ce qui concerne les gros documents, il est possible que l’entrepreneur soit appelé à livrer certaines sections du texte selon les échéances fixées.
Qualité linguistique et uniformité de la terminologie La qualité des travaux livrés en vertu du contrat doit respecter les critères suivants et satisfaire aux attentes du personnel du Service de traduction et de révision de DEO. L’entrepreneur doit :
1. utiliser un style élégant et un langage approprié pour le public cible qui rend fidèlement le message du document de départ;
2. s’assurer que la terminologie utilisée dans les documents est uniforme et, lorsque cela est possible, attribuer certains documents ou groupes de documents semblables au même traducteur afin que la terminologie soit uniforme;
3. s’assurer que les documents contiennent une terminologie uniforme et normalisée lorsque les services de plusieurs traducteurs sont utilisés, tout en respectant les échéances établies;
4. respecter les échéances établies pour la remise des documents, tel qu’il est précisé dans l’autorisation de tâches approuvée;
5. remettre des documents qui ne contiennent aucune erreur majeure, principalement les erreurs suivantes : a. mauvaise interprétation : utilisation d’un mot au lieu d’un autre du même champ lexical (p. ex. traduction par « maison » alors que « manoir » ou « château » serait approprié) ou d’une catégorie entièrement différente; b. barbarisme : emploi d’un mot ou d’une expression qui n’existe pas dans la langue d’arrivée; c. mauvaise traduction : une traduction qui veut dire le contraire de l’idée exprimée dans le texte de départ (calque, faux sens ou contresens); d. charabia : emploi d’un mot ou d’un style qui est incompréhensible ou grossièrement incorrect; e. ajout : un élément dans le texte d’arrivée qui ne se trouve pas dans le texte de départ; f. omission : un élément dans le texte de départ qui ne se trouve pas dans le texte d’arrivée.
6. remettre des documents qui ne contiennent pas plus de deux (2) erreurs mineures pour chaque tranche de 400 mots de texte traduit. Les erreurs mineures sont des erreurs de grammaire, de ponctuation et d’orthographe;
7. remettre les documents en respectant le format, la présentation et le logiciel utilisés dans le texte de départ fourni par le personnel du Service de traduction et de révision de DEO. De plus, les conditions suivantes doivent être respectées : a. aucune conversion ne sera acceptée; b. il ne sera pas possible de convertir les textes d’un type de système d’exploitation à un autre ou de sauvegarder les textes dans une version précédente ou ultérieure du logiciel utilisé dans le document de départ; c. l’entrepreneur doit utiliser des systèmes de détection et de suppression des virus et accepter de prendre les mesures nécessaires pour garantir que les traductions livrées de façon électronique ne contiennent aucun virus; d. l’entrepreneur ne devra pas utiliser de codes non autorisés dans les textes, les tableaux, etc.
8. L’entrepreneur effectuera un contrôle de la qualité et une révision avant de remettre les documents afin de s’assurer que les documents respectent les conditions ci-dessus.
Lieu de travail au Canada Le lieu de travail de l’entrepreneur doit être situé au Canada. À la demande de DEO, l’entrepreneur peut devoir travailler à des projets précis de traduction ou de révision dans les bureaux de DEO dans la région de la capitale nationale. Le cas échéant, les frais de déplacement seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, sans aucune indemnité supplémentaire pour les coûts indirects ou le bénéfice.
Logiciel et présentation nécessaires L’entrepreneur doit traduire, réviser et remettre les textes selon le format, le style et la présentation des textes de départ, sans effectuer aucune conversion, en utilisant le logiciel que le client a demandé pour les textes d’arrivée, habituellement dans une version précise de Word, Excel ou PowerPoint. Si le texte de départ est en format HTML ou PDF, l’entrepreneur doit traduire ou réviser le texte avec un logiciel choisi en collaboration avec DEO, en respectant le format original autant que possible.
De plus, l’entrepreneur doit utiliser un système de détection et de suppression des virus. L’entrepreneur s’engage à ne pas utiliser de codes non autorisés dans les textes, les tableaux, etc., et de prendre toutes les mesures nécessaires pour produire les textes sur des médias exempts de virus ou envoyer les textes par des moyens électroniques exempts de virus.
Contrôle de la qualité L’entrepreneur et son équipe doivent exécuter un contrôle de la qualité des travaux réalisés afin de veiller à ce que les documents livrés correspondent à des normes professionnelles.
Sous-traitance La sous-traitance n’est pas permise pour la réalisation des travaux. En présentant une soumission, l’entrepreneur s’engage à ne sous-traiter aucun travail. Toute violation de cette condition peut mener à l’annulation du contrat.
Contraintes 1. L’entrepreneur doit avoir accès à Internet et être en mesure de recevoir et d’envoyer de gros documents par courriel.
2. Il est possible que l’entrepreneur doive fournir des services linguistiques sur place, soit au bureau d’Ottawa de DEO, au 141, avenue Laurier Ouest, 5e étage, Ottawa (Ontario).
3. Il est possible que l’entrepreneur soit appelé « au besoin » à répondre à des demandes urgentes et à travailler le soir, la fin de semaine ou les jours fériés.
Soutien du client DEO accepte de fournir à l’entrepreneur toute information qu’il possède et qui n’est pas publiée sur le site Internet de l’organisme en ce qui concerne le document à traduire (publications, versions électroniques ou imprimées de rapports) ainsi que la terminologie employée par DEO. Toutefois, ce dernier ne peut pas fournir des services de recherche sur la terminologie ou les noms officiels qui ne concernent pas DEO. De plus, la recherche pour traduire les bibliographies contenues dans les documents à traiter relève de la responsabilité de l’entrepreneur. DEO présume que l’entrepreneur possède tous les outils nécessaires pour ce genre de travail.
Documentation et terminologie DEO offrira à l’entrepreneur l’accès à sa banque de terminologie sur un réseau de communication externe. L’entrepreneur devra envoyer à DEO, avec le texte traduit (dans un document séparé ou en utilisant la fonction Commentaires dans le texte), les équivalents des unités terminologiques figurant dans le texte à traduire qui ne se trouvent pas dans Termium Plus ou dans toute autre ressource terminologique.
Produit livrable Le travail doit être réalisé au moyen de la version du logiciel exigée ou du même logiciel que celui employé pour le texte original.
Les échéances pour les services requis seront précisées dans l’autorisation de tâches et feront l’objet d’une entente entre DEO et l’entrepreneur. • En ce qui a trait aux demandes de traduction devant être livrées avant la fin d’un jour ouvrable, l’entrepreneur doit livrer tout le document traduit avant 17 h, heure locale d’Ottawa, à moins qu’un membre du personnel du Service de traduction et de révision de DEO ait pu négocier une autre échéance. • Aucune échéance ne doit être reportée sans l’approbation préalable d’un membre du personnel du Service de traduction et de révision de DEO. S’il est impossible de joindre l’une de ces personnes ou si l’une d’elles n’est pas en mesure d’accorder la prolongation demandée, le document doit être livré avant l’échéance convenue au départ.
La livraison doit s’effectuer soit par courriel à l’adresse électronique indiquée, soit par un autre moyen sécurisé. En cas de problème de livraison, l’entrepreneur doit faire le nécessaire afin de fournir à DEO une copie de la traduction avant l’échéance fixée (p. ex. l’entrepreneur peut envoyer une version électronique par messager).
Réunions et déplacements L’entrepreneur peut être tenu de participer à des réunions avec le représentant de DEO à Ottawa, soit par téléphone ou en personne. Le cas échéant, les frais de déplacement seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, sans aucune indemnité supplémentaire pour les coûts indirects ou le bénéfice.
Langues officielles L’entrepreneur doit savoir s’exprimer avec aisance dans les deux langues officielles et posséder une compétence pratique professionnelle de l’anglais écrit et parlé ainsi que des compétences linguistiques professionnelles en français.
Inspection et acceptation Le travail fourni aux termes de chaque autorisation de tâches doit être soumis à un processus d’évaluation et d’acceptation par le client, et une rétroaction peut être fournie au besoin.
