20240518 - Services d’entreposage et de destruction de documents

Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) a besoin d’un fournisseur de services gérés (FSG) qui fournira des services d’entreposage de son inventaire de documents sur papier et sur bande magnétique et de gestion des documents. Le FSG devra veiller à ce que les stocks des dossiers papier du BSIF soient identifiés, pris en charge et entreposés physiquement et qu’il soit possible pour BSIF d’y accéder.

Le BSIF est le principal organisme de réglementation des institutions financières fédérales et des régimes de retraite fédéraux. Sa mission consiste à protéger les droits et les intérêts des déposants, des souscripteurs, des participants aux régimes de retraite et des créanciers des institutions financières, ainsi que de promouvoir et de mettre en application un cadre de réglementation qui permet au public d’avoir foi en un système financier concurrentiel. Il surveille et réglemente toutes les banques, ainsi que toutes les sociétés de fiducie et de prêt, les sociétés d’assurance, les associations coopératives de crédit, les sociétés de secours mutuels et les régimes de retraite constitués ou immatriculés en vertu d’une loi fédérale.

Sur le site Web du BSIF (www.osfi-bsif.gc.ca), vous trouverez des informations détaillées sur son mandat, ses objectifs, son historique et sa structure organisationnelle.

À l’appui de ce mandat, le BSIF recueille et crée des fonds de dossiers physiques qui comprennent des documents, notamment, des permis, des audits, des consultations, des ententes, des cartes et des dossiers d’entreprise. Ces documents sont conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation et d’élimination que prévoient les lois et les politiques organisationnelles du BSIF.

Le BSIF a l’obligation d’envoyer ses dossiers physiques clos à des entrepôts hors site pour entreposage jusqu’à ce que leurs périodes de conservation soient terminées et que les dossiers puissent être éliminés. Les périodes de conservation des dossiers du BSIF varient généralement de 2 ans à 100 ans, même si la plupart des dossiers du BSIF ont des périodes de conservation de 10 ans une fois qu’ils sont entreposés hors site. Une fois que les dossiers sont entreposés hors site, le BSIF peut avoir besoin de récupérer ces dossiers et de les apporter à ses bureaux afin de répondre à une gamme d’exigences opérationnelles. Une fois que la période de conservation des dossiers clos est terminée et que l’unité opérationnelle d’origine de ces dossiers a approuvé leur élimination, le BSIF doit être en mesure de retirer définitivement les dossiers des stocks du FSG afin de les transférer à Bibliothèque et Archives Canada (soit le transfert d’archives) ou les faire détruire en toute sécurité.

Ce besoin comporte des exigences relatives à la sécurité. Pour de plus amples renseignements, consulter la Partie 1, Section 1.1 - Exigences relatives à la sécurité, et la Partie 6, Clauses du contrat subséquent. Pour de plus amples renseignements sur les enquêtes de sécurité sur le personnel et les organismes, les soumissionnaires devraient consulter le site Web du Programme de sécurité des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/introduction-fra.html)