**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP”) for Radio Music Scheduling and Production System(RMSPS).
An Agreement resulting from this RFSO may potentially be for two (2) years with two (2) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).
1.SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP are as follows:
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals to provision a Radio Music Scheduling and Production System (RMSPS) to allow radio services of CBC Music (English Services) to broadcast multi-genre networks of music. It will include a client-server architecture based solutions with thin & thick clients that should allow for mobile application access. Future RMSPS software solution will be installed and configured on existing or new hardware provided by CBC/Radio-Canada.
CBC/Radio-Canada’s intent is to establish a Goods and Services Agreement with the successful Proponent(s) to secure firm pricing, service & support and addition terms & conditions for the above-mentioned products.
The Proponent’s mandate is to provide a comprehensive detailed Proposal for the supply of Radio Music Scheduling and Production Systems and include setup, commissioning, testing, training and service support described in the RFP. Proposals shall be for a fully IP based Radio Music Scheduling and Production solution.
The Proponent can submit a response for a software only, or a total hardware and software system.
CBC/Radio-Canada at its sole discretion reserves the right to purchase Systems for this location or any other CBC/Radio-Canada facility and may award the contract to more than one bidder.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
2.1 Provide evidence that your company is either a Manufacturer of the above equipment or their designated representative in North America. If a reseller, provide a letter signed by a duly authorized representative of the Manufacturer stating that the Manufacturer and the Reseller company have a formal business relationship.
2.2 The Proponent must have a place of business and provide full system support from facilities based in North America.
2.3 CBC/Radio-Canada will consider only Proposals from Proponents with established business in the field of broadcast Radio with demonstrated sales to the North American market (major Broadcast Networks).
2.4 The Proponent must provide two (2) client references that procured similar products from the Proponent with confirmed operation in the last 3 years, with project description and contact information.
2.5 The Proponent must be prepared to provide to CBC a functional demonstration system for evaluation purposes following the RFP submission closing date. CBC/Radio-Canada will contact Proponents, after the completion of the preliminary technical scoring grid, if they have been selected to provide a demonstration system. Specific dates will be included in the RFP package.
3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc)) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps
for new users (http://bit.ly/2NW0a93).
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.
The document(s) to be completed and signed must be submitted to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).
Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than March 26, 2019.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # MTIS20190301) in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
James Coulman
Senior Manager, Strategic Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: james.coulman@cbc.ca
Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, questions must be submitted in writing by Merx as defined in PART I: INTRODUCTION , Table 1: critical dates of the RFP process.
6. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than May 8, 2019 at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note:
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (DP) concernant un système de production radio et de programmation musicale (SPRPM).
Une entente conclue à la suite de cette DOC peut être d’une durée de deux (2) ans avec deux (2) options irrévocables de prolongation par périodes de un (1) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions pour la fourniture d’un système de production radio et de programmation musicale (SPRPM) afin de permettre aux services radio de CBC Music (Services anglais) de diffuser des contenus musicaux multigenres. Le système doit inclure des solutions basées sur une architecture client/serveur dotée de clients « légers » et « lourds » avec possibilité d’accès sur application mobile. L’éventuelle solution logicielle SPRPM doit être installée et configurée à partir de l’équipement existant ou de nouvel équipement fourni par CBC/Radio-Canada.
CBC/Radio-Canada a l’intention d’établir une contrat de biens/services à commandes avec le ou les soumissionnaires sélectionnés afin d’obtenir une offre ferme de tarification, de services et de soutien, ainsi que les modalités additionnelles pour les produits susmentionnés.
Le soumissionnaire a pour mandat de fournir une proposition complète et détaillée pour la fourniture d’un système de production radio et de programmation musicale, qui comprenne la configuration, la mise en service, les essais, la formation et les services de soutien décrits dans la DP. La proposition doit porter sur une solution pour un système de production radio et de programmation musicale entièrement axée sur la technologie IP.
Le soumissionnaire peut proposer une solution portant sur une solution logicielle uniquement, ou un système complet comprenant matériel et logiciel.
CBC/Radio-Canada, à son entière discrétion, se réserve le droit de faire l’acquisition de systèmes pour cet établissement ou pour toute autre installation de CBC/Radio-Canada, ainsi que le droit d’octroyer le contrat à plus de un soumissionnaire.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :
2.1 Le fournisseur doit prouver que sa société est soit le fabricant de l’équipement ci-dessus ou son représentant désigné en Amérique du Nord. Au cas où le soumissionnaire serait un revendeur, il doit fournir une lettre signée par un représentant dûment autorisé du fabricant déclarant que le fabricant et l’entreprise revendeuse ont une relation d’affaires officielle.
2.2 Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien complet du système.
2.3. CBC/Radio-Canada ne prendra en considération que les propositions provenant de soumissionnaires bien établis dans le domaine de la radiodiffusion, qui ont déjà conclu des ventes auprès d’une clientèle nord-américaine (grands réseaux de radiodiffusion).
2.4 Le soumissionnaire doit joindre les références de deux (2) clients auxquels il a déjà fourni des produits semblables au cours des trois dernières années, ainsi qu’une attestation de leur bon fonctionnement, une description du projet et le nom des personnes-ressources avec lesquelles communiquer.
2.5 Le fournisseur doit être prêt à fournir à CBC un système de démonstration fonctionnel à des fins d’évaluation après la date de clôture des propositions. CBC/Radio-Canada communiquera avec les soumissionnaires, une fois le tableau de notation technique préliminaire rempli, s’ils ont été sélectionnés pour faire une démonstration de leur système. Les dates seront précisées dans la documentation de la DP.
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs : http://bit.ly/2NW0a93
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans la section 2 ci-dessus.
Les documents à remplir et à signer doivent être envoyés au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (coordonnées à la section 4 ci-dessous).
Après réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 26 mars 2019.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no MTIS20190301) dans la ligne de mention « Objet ».
Représentant de CBC/Radio-Canada :
James Coulman
Premier chef, Gestion stratégique de l’approvisionnement
CBC/Radio-Canada
Courriel : james.coulman@cbc.ca
Les soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements, ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés dans cette DP. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DP, les soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par écrit et au moyen de Merx conformément à la PARTIE I, INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP.
6. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les propositions doivent être reçues par CBC/Radio-Canada, par voie électronique dans le site web de Merx (www.merx.com) au plus tard le 8 mai 2019 à 20 h (heure de l’Est).
Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions incomplètes, ainsi que les modifications ou révisions apportées à des propositions, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
À noter :
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
