Basic Information

Reference Number

0000053733

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

ME20170404

Title

Radio Music Scheduling and Production System (RMSPS).

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C55731

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Description

French version to follow

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Radio Music Scheduling and Production System (RMSPS).

1.SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP is as follows:

CBC/Radio-Canada is seeking proposals for the provisioning of a Radio Music Scheduling and Production System (RMSPS) to allow radio services of CBC Music and ICI Musique to broadcast multi-genre networks of music to millions of Canadians weekly. It will include a client-server architecture based solutions with thin and thick client. Future RMSPS software solution will be installed and configured on existing or new hardware provided by CBC/Radio-Canada.
The Radio Music Scheduling and Production System shall include but not limited to:
●       Radio Music Scheduling software for multi-channels operation
●       Automated and manual playout software for multi-channels operation
●     System redundancy to assure On-Air continuity

WAN capability using either the client application or Web client

Following are descriptions of existing, Montreal and Toronto systems as typical size examples;
Montréal;
●       209547 titles in database
●       12 physical servers (including 3 playback servers for continuous feeds. 4 AES I/O capacity per server.)
●       audio players for 3 stations
●       2 production studios
●       5 servers (including 3 continuous playbacks) for backup system
●       71 users (including generic accounts for studios and playback servers)
●       Growth: around 2000 new titles per month
●       Storage around 4.67 TB (x 2 for redundancy)

    Toronto;
●       215871 titles in database
●       14 physical servers (including 4 playback servers for continuous feeds. 4 AES I/O capacity per server.)
●       Audio players for 5 stations
●       5 production studios
●       4 servers (including 3 continuous playbacks) for backup system
●       87 users (including generic accounts for studios and playback servers)
●       Growth: around 5400 new titles per month
●       Storage around 2.2 TB (x 2 for redundancy)

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:

1. Provide evidence that your company is either a Manufacturer of the above equipment / software or their designated representative in North America.
2.   The proponent must have a place of business and provide full system support from facilities based in North America.
3.   CBC/Radio-Canada will consider only Proposals from Proponents with established business in the field of broadcast Radio production on FM terrestrial, satellite and Web Radio.
4.    The proponent must have been in business for at least five (5) years.
5. The Proponent must provide three (3) references (including contact information) for which similar services have been provided.

3. TO REQUEST THE RFP
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the documents.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.

The document to be completed and signed (Qualification Request Form) must be submitted no later than April 26, 2017, to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required document (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # ME20170404) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

James Coulman
Senior Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada

E-mail: James.Coulman@cbc.ca

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than May 19, 2017, 2:00 PM Eastern time.

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») concernant un système de production radio et de programmation musicale (SPRPM).

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :

CBC/Radio-Canada sollicite des propositions pour la fourniture d’un système de production radio et de programmation musicale (SPRPM) afin de permettre aux services de la radio de CBC Music et d’ICI MUSIQUE de diffuser des contenus musicaux multigenres destinés à des millions de Canadiens chaque semaine. Le système doit inclure des solutions basées sur une architecture client/serveur dotée de clients « légers » et « lourds ». L’éventuelle solution logicielle SPRPM doit être installée et configurée à partir de l’équipement existant ou de nouvel équipement fourni par CBC/Radio-Canada.
Le système de programmation et de production de radio musicale doit inclure, mais sans s'y limiter:

Logiciel de programmation de radio musicale pour l'exploitation multi-canaux
Logiciel de lecture automatisé et manuel pour l'exploitation multi-canaux
Redondance du système pour assurer la continuité des canaux de diffusions en direct
Capacité de connexion via un réseau WAN en utilisant l'application client ou un client Web

Ci-dessous, vous trouverez les descriptions des systèmes existants de Montréal et de Toronto à titre d’exemples de taille type :
Montréal :
●       209 547 titres dans la base de données
●       12 serveurs physiques (comprenant 3 serveurs de lecture pour les flux en continu; capacité de 4 entrées-sorties AES par serveur)
●       Lecteurs audio pour 3 stations
●       2 studios de production
●       5 serveurs (comprenant 3 serveurs de lecture en continu) pour le système de secours
●       71 utilisateurs (y compris les comptes génériques pour les studios et les serveurs de lecture)
●       Croissance : environ 2 000 nouveaux titres par mois
●       Capacité d’archivage d’environ 4,67 Tb (multipliée par deux pour la redondance)

    Toronto :
●       215 871 titres dans la base de données
●       14 serveurs physiques (comprenant 4 serveurs de lecture pour les flux en continu; capacité de 4 entrées-sorties AES par serveur)
●       Lecteurs audio pour 5 stations
●       5 studios de production
●       4 serveurs (comprenant 3 serveurs de lecture en continu) pour le système de secours
●       87 utilisateurs (y compris les comptes génériques pour les studios et les serveurs de lecture)
●       Croissance : environ 5 400 nouveaux titres par mois
●       Capacité d’archivage d’environ 2,2 Tb (multipliée par deux pour la redondance)

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

1    Le soumissionnaire doit prouver que sa société est soit le fabricant du matériel/logiciel ci-dessus soit son représentant désigné en Amérique du Nord.
2.    Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien complet du système.
3.   CBC/Radio-Canada ne prendra en considération que les propositions des soumissionnaires bien établis dans le domaine de la radiodiffusion et de la production radiophonique diffusée par voie terrestre, par satellite ou en ligne.
4.    Le soumissionnaire doit exercer ses activités depuis au moins cinq (5) ans.
5.    Le soumissionnaire doit donner trois (3) références (y compris les coordonnées des personnes-ressources) pour des services semblables qu’il a déjà fournis.

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit soumettre le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Le document à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés au plus tard le 26 avril 2017, au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception des documents requis (formulaire de demande de qualification) et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no ME20170404) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

James Coulman
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada

Courriel : james.coulman@cbc.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
La date limite pour soumettre une proposition en réponse à la présente DP est le 19 mai 2017, à 14 h, heure de l’Est.

Dates

Publication

2017/04/13 11:14:51 AM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance DeadlineA - Previous Amendment

2017/05/12 11:59:00 PM EDT

Questions are submitted online

Closing DateA - Previous Amendment

2017/05/23 02:00:00 PM EDT

Contact Information

James Coulman

416-205-3002

james.coulman@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification Request Form

French to follow

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The documents to be completed and signed (Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

James Coulman
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: James.Coulman@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required documents (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

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Critères de qualification

Afin d’obtenir des documents de la DP, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

James Coulman
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : James.Coulman@cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les vingt-quatre (24) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Technical Response

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

All Documents except for Costing & Financial information

Envelope 2 - Pricing

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Pricing & Financial Documents Only

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