Basic Information

Reference Number

0000060075

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

RFP DO20170505

Title

Email Newsletter Provision Services

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C63667

Details

Location

Canada, Ontario, Toronto

Delivery Point

Toronto

DescriptionA - Latest Amendment

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Email Newsletter Provision Services.

An Agreement resulting from this RFP shall be for one (1) year with two (2) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objective in issuing this RFP is as follows:

CBC/Radio-Canada is seeking proposals to establish a Products/Services Agreement with the successful proponent for the provisioning of email newsletters and associated systems such as an end-user-facing subscription management interface. Key functionality will include: the auto-curation of some newsletter lineups via API from CBC’s content management system; the ability to manage large number of user accounts, with fine-grained permissioning; Support for breaking news alerts, ad-hoc, recurring and triggered or scheduled newsletters; a robust administrative interface for managing campaign lists, templates and analytics.

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is open only to Proponents who meet and provide evidence of meeting each of the following mandatory requirements in their requests for RFP documents:

The Proponent must provide three references for which similar services (such as email newsletters, ad hoc email alerts, automated digests and subscription centres), have been provided, ideally from media organizations, publishers and other organizations similar in size to CBC/Radio-Canada.
The Proponent must be well-versed in the strategies and practices of audience acquisition and engagement via email newsletters.
The Proponent’s solution must support publishing in English and French.
The Proponent’s solution must ensure compliance with the Canadian Privacy Act.

3. TO REQUEST THE RFP
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the documents.
Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of this RFP.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.

The documents to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be submitted no later than Wednesday July 12, 2017, 3:00 PM Eastern Time, to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required document (NDA & Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # DO20170505) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: Janice.prymak@cbc.ca

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than Friday August 11, 2017, 2:00 PM Eastern Time.

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à des services de fourniture d’infolettres par courriel.

L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de un (1) an avec deux (2) options irrévocables de prolongation de un (1) an.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :

CBC/Radio-Canada sollicite des propositions pour conclure une entente de produits et services avec le soumissionnaire choisi pour la fourniture d’infolettres et de systèmes connexes comme une interface de gestion des abonnements pour l’utilisateur. Principales fonctionnalités recherchées : autogestion du contenu de certaines infolettres par API à partir du système de gestion du contenu de CBC/Radio-Canada; capacité de gérer un grand nombre de comptes d’utilisateurs au moyen d’un système d’autorisation très pointu; soutien pour les alertes de dernière heure, les infolettres ponctuelles, récurrentes, planifiées ou non; solide interface administrative pour la gestion des listes, formulaires et analyses propres à chaque campagne.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

Le soumissionnaire doit indiquer trois références auxquelles il a fourni des services semblables (infolettres, alertes ponctuelles par courriel, sommaires automatisés et centres d’abonnement), de préférence des entreprises de médias, des maisons d’édition et d’autres organisations de la taille de CBC/Radio-Canada.
Le soumissionnaire doit avoir une bonne connaissance des stratégies et pratiques en usage en matière d’acquisition et de mobilisation de l’auditoire par le moyen des infolettres envoyées par courriel.
La solution du soumissionnaire doit permettre de diffuser du contenu en anglais et en français.
La solution du soumissionnaire doit respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada.

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation avec le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents. Notez que, pour assurer une intégrité et une équité totales, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de confidentialité et de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement la DP.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés au plus tard le mercredi 12 juillet 2017, à 15 h, heure normale/avancée de l’Est, au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception des documents requis (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no DO20170505) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Janice Prymak
Première chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada
Courriel : janice.prymak@cbc.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
La date limite pour soumettre une proposition en réponse à la présente DP est le vendredi 11 août 2017, à 14 h (heure de l’Est).

Dates

Publication

2017/06/28 07:50:58 PM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance Deadline

2017/07/20 11:59:00 PM EDT

Questions are submitted online

Closing DateA - Latest Amendment

2017/08/11 02:00:00 PM EDT

Contact Information

Janice Prymak

416-205-3004

janice.prymak@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification and NDA Request Form

French to follow

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: Janice.prymak@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (NDA, Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

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Critères de qualification

Afin d’obtenir les documents de la DP, les soumissionnaires doivent fournir une entente de confidentialité et de non-divulgation, ainsi qu’un formulaire de demande de qualification. Ces documents doivent porter la signature d’un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

Janice Prymak
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : janice.prymak@cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les vingt-quatre (24) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Technical Proposal

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Technical Response Files

Envelope 2 - Pricing

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Pricing Files

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