PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP”) for CBC Sports Apparel.
An Agreement resulting from this RFP may be for two (2) years with two (2) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objective in issuing this Request for Proposals (“RFP”) is to select a supplier as an Official Apparel provider to CBC Sports. CBC Sports is seeking a value in kind (VIK) proposal with a recognized marquis sports apparel brand partner who is interested in trading hard goods (clothing and accessories) in exchange for on-air brand exposure across CBC platforms (social media, websites, activations (outreach events) and apps), and possible credit roll inclusion. This will include brand exposure during coverage of the PyeongChang 2018 Olympic Games (winter) and the Tokyo 2020 Olympic Games (summer).
We are open to unique offers and proposals that are primarily VIK in nature. A combination of VIK and subsidized costing could be proposed for this RFP.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
2.1 The Proponent MUST BE a manufacturer and demonstrate that it has been in business for at least five (5) years, providing Apparel to the North American Market;
2.2 If the Manufacturer does not sell directly, it must team up with a partner (hereafter Reseller) with whom it has a formal business relationship for at least 5 years. The Manufacturer must provide a letter signed by a duly authorized representative stating that the Manufacturer and the Reseller Company have a formal business relationship.
2.3 The Proponent (Manufacturer and Authorized Reseller) must demonstrate that it already manages major accounts similar in size to the CBC/Radio-Canada;
2.4 The Proponent (Manufacturer or Authorized Reseller) must have a legal business place in North America.
2.5 The Proponent must agree to the following technical evaluation process. As part of the RFP submission requirements and for technical evaluation purposes, proponents shall provide CBC/Radio-Canada at no cost, sample Apparel. Proponents are to advise if the sample Apparel is to be returned.
3. TO REQUEST THE RFP
3.1 The Proponent must submit no later than June 23, 2016, an e-mail to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 5 below for co-ordinates).
The Proponent must include all documents required under item 2 above and written evidence that it currently meets each of the Mandatory Requirements with SIGNATURE of a duly authorized representative attesting that it does. If references are required, the letter must include the name of the references.
If you have not received acknowledgement of your request within forty-eight (48) hours it is your responsibility to resubmit your request.
3.2 The Proponent is to include the co-ordinates of the person in its organization who shall be the sole contact for the purpose of this RFP as follows:
3.2.1 Legal Name of Proponent;
3.2.2 Name of Contact;
3.2.3 Title;
3.2.4 E-mail Address;
3.2.5 Telephone Number;
3.2.6 Mobile Number;
3.2.7 Address (Street, City, Province/State, Country, Postal Code);
3.2.8 Website URL
4. CONFIDENTIALITY AND NON-DISCLOSURE AGREEMENT (“NDA”)
The Proponent must complete and sign CBC/Radio-Canada’s standard Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (To download a copy click on “Order” below). Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of this RFP.
Following receipt of the signed NDA and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.
To ensure that the bid is valid, all bidders must and have to obtain the documents of the RFP. The file of the RFP package must be ordered directly from Merx. Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
5. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # ESP20160526) in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
Janice Prymak
Sr. Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: Janice.prymak@cbc.ca
CC: Alicia.guilmette@cbc.ca
6. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than July 11, 2016, 2:00 PM Eastern Time.
VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (DP) pour des vêtements pour CBC Sports.
Une entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de deux (2) ans avec deux options irrévocables de prolongation d’une période de un (1) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Le principal objectif de la présente demande de propositions (« DP ») consiste à sélectionner un fournisseur de vêtements officiels pour CBC Sports. CBC Sports sollicite une proposition de valeur en nature avec un partenaire reconnu de vêtements de sports de prestige qui serait intéressé à échanger des biens (vêtements et accessoires) contre une visibilité publicitaire à l’antenne sur toutes les plateformes de CBC (médias sociaux, sites web, exploitations (événements extérieurs et applications) et une mention possible au générique. Cela comprendra une visibilité de la marque pendant la couverture des Jeux Olympiques de Pyeongchang de 2018 (hiver) et des Jeux Olympiques de Tokyo 2020 (été).
Nous sommes ouverts à des offres et à des propositions uniques qui portent principalement sur une valeur en nature. Une combinaison de valeur en nature et de coût subventionné pourrait être proposée dans le cadre de cette DP.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER À LA DP
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après, tel qu’il est attesté dans leur demande écrite pour recevoir les documents de la DP :
2.1 Le soumissionnaire DOIT ÊTRE un fabricant et démontrer qu’il fournit au moins depuis cinq (5) ans le marché nord-américain en vêtements.
2.2 Si le fabricant ne vend pas directement, il doit s’associer à un partenaire (ci-après le revendeur) avec lequel il a une relation officielle depuis au moins cinq ans. Le fabricant doit fournir une lettre signée par un représentant dûment autorisé du fabricant déclarant que le fabricant et l’entreprise revendeuse ont une relation d’affaires officielle.
2.3 Le soumissionnaire (fabricant ou revendeur autorisé) doit démontrer qu’il gère déjà des comptes importants de même envergure que celui de CBC/Radio-Canada.
2.4 Le soumissionnaire (fabricant ou revendeur autorisé) doit avoir un lieu d’affaires légal en Amérique du Nord.
2.5 Le soumissionnaire doit accepter le processus d’évaluation technique suivant.
Dans le cadre des exigences de soumission de la DP et pour les fins de l’évaluation technique, le soumissionnaire doit fournir gratuitement à CBC/Radio-Canada des échantillons de vêtements. Le soumissionnaire doit indiquer si les vêtements doivent être retournés.
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
3.1 Le soumissionnaire doit envoyer au plus tard le 23 juin 2016 un courriel au représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP (coordonnées indiquées au point 5 ci-dessous).
Le soumissionnaire doit inclure tous les documents exigés au point 2 ci-dessus et fournir une attestation écrite de la conformité à toutes les exigences obligatoires portant la SIGNATURE d’un représentant dûment autorisé. Si des références sont exigées, la lettre doit inclure le nom des personnes qui fourniront des références.
Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les 48 heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.
3.2 Le soumissionnaire doit inclure les coordonnées de la personne qui, au sein de son organisation, sera le seul contact aux fins de la présente DP, et ce, de la manière suivante :
3.2.1 Dénomination sociale du soumissionnaire;
3.2.2 Nom de la personne-ressource;
3.2.3 Titre;
3.2.4 Adresse de courriel
3.2.5 Numéro de téléphone;
3.2.6 Numéro de cellulaire
3.2.7 Adresse (rue, ville, province/État, pays, code postal)
3.2.8 Adresse URL du site web
4. ENTENTE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE NON-DIVULGATION
Le soumissionnaire doit remplir et signer l’entente de confidentialité et de non-divulgation standard de CBC/Radio-Canada (pour télécharger un exemplaire, cliquez sur le lien « Commander » ci-dessous). Il est à noter que, pour assurer une intégrité et une équité totales, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement cette DP.
Après réception de l’entente de confidentialité et de non-divulgation signée et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.
Pour que leur proposition soit valide, les soumissionnaires doivent obtenir les documents de la DP. Les documents de la DP doivent être commandés directement à Merx. Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
5. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels relatifs à cette DP doivent porter le numéro de référence de la DP (DP no ESP20160526) dans la ligne « Objet » du courriel.
Représentant de CBC/Radio-Canada :
Janice Prymak
Première chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada
Courriel : Janice.prymak@cbc.ca
CC: Alicia.guilmette@cbc.ca
6. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les propositions en réponse à la présente DP doivent être remises au plus tard le 11 juillet 2016, à 14 h (heure de l'Est).
