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REQUEST FOR PROPOSAL
External Program Evaluation:
2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program
ISSUE DATE AND TIME
September 25, 2023, 9:00am EST
CLOSING DATE AND TIME
October 13, 2023, 5:00pm EST
CONTACT
tyler@cglcc.ca
Bidders are advised to read and respond appropriately to all sections of the Request for Proposal (RFP). Bidders unable to provide all services described herein need not bid.
Canada’s 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce will not accept proposals from bidders with a real or perceived conflict of interest.
Purpose of this Request for Proposal
CGLCC is looking to engage a consultant to build, and manage, an overall Monitoring & Evaluation (M&E) Framework, including the creation of associated tools and inputs on program development, for the 2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program. The work will aim to capture quantitative and qualitative data from program activities and grantee organizations, in order to report back on the usage of funds, KPIs/metrics, and narrate the story of success to the funder.
Background
Canada’s 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce
Canada’s 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce (CGLCC) is a national not-for-profit organization dedicated to expanding the economic opportunities and advancements of the 2SLGBTQI+ business community and to advocating on behalf of an estimated 100,000 2SLGBTQI+ owned businesses in Canada, as well as 2SLGBTQI+ professionals, students of business, allies, and ally organizations.
The CGLCC’s core mission is to contribute to a thriving and inclusive Canadian economy by promoting economic growth and prosperity, through supplier diversity certification, expanding global trade opportunities, and young entrepreneur mentorship.
As an entity, CGLCC wants to be recognized as the business diversity partner within Canada, fostering relevant, expert knowledge; creating meaningful, profitable business connections, and representing the 2SLGBTQI+ business community in a way that furthers their pride.
(More information on the organization can be obtained online at www.cglcc.ca).
2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program
To help build a more inclusive economy and address the barriers 2SLGBTQI+ entrepreneurs face in starting and growing a business, the Government of Canada is investing in Canada’s first-ever 2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program. As the principal organization dedicated to helping 2SLGBTQI+ entrepreneurs in Canada, CGLCC will lead the program, with support from other ecosystem organizations.
The 2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program will include three components: a Business Scale Up program; an Ecosystem Fund (Granting Program); and a Knowledge Hub (Research Granting Program). Together, these will deliver critical business advice, networks, and mentorship to help 2SLGBTQI+ entrepreneurs start, grow, or expand their businesses; build up a strong network of organizations to support them; and create the data needed to better understand 2SLGBTQI+ entrepreneurs and the challenges they face.
The Three Pillars:
- Business Scale-Up: expand CGLCC’s Supplier Diversity Program and Global Program, deliver a new mentorship program, and develop a pilot model for a potential capital support program for 2SLGBTQI+ entrepreneurs.
-
- Supplier Diversity: provide training, capacity building, education, and certifications for eligible 2SLGBTQI+ businesses, allowing them to access specific procurement opportunities and network directly with organizations with goals for diverse practices. CGLCC will also implement a national database for certified businesses to access procurement opportunities;
- Global Program: deliver training activities to prepare entrepreneurs to become export ready or expand their exporting capacity, and conduct international trade missions to facilitate connections and international opportunities;
- Mentorship: launch mentorship services for 2SLGBTQI+ entrepreneurs and implement a national mentorship database to connect entrepreneurs with mentors, as well as grow the current OUT for Business mentorship program that specifically supports young 2SLGBTQI+ entrepreneurs;
- Capital Deployment Program: develop a pilot model to explore structures and partnerships for a potential future program for delivering capital support to 2SLGBTQI+ entrepreneurs.
- Ecosystem Fund: deliver financial support and training activities to 2SLGBTQI+ entrepreneurship ecosystem organizations to grow their capacity to support entrepreneurs.
-
- Funding for ecosystem organizations: through a targeted call for proposals, provide funding for selected projects from ecosystem organizations delivering support to 2SLGBTQI+ entrepreneurs, with particular consideration for projects supporting under-served entrepreneurs and/or projects in regions with limited support for entrepreneurs. Selected projects may relate to skills and research development activities, entrepreneurial resources, and awareness building;
- Training for capacity building: deliver training activities to staff and/or volunteers of ecosystem organizations to build their capacity to deliver services to entrepreneurs, with particular consideration for newly established organizations.
- Knowledge Hub: partner with a knowledge organization, selected through a call for proposals, to conduct landscape research on 2SLGBTQI+ entrepreneurship using a mix of qualitative and quantitative approaches, and share knowledge amongst business support organizations.
-
- Knowledge and data generation: perform qualitative and quantitative research and analysis;
- Publications: generate publications on 2SLGBTQI+ entrepreneurship, both academic and non-academic;
- Knowledge sharing: strengthen and expand network of stakeholders, including educational institutions, and provide leadership on how 2SLGBTQI+ data disaggregation and generation can be supported by other organizations across Canada.
Objectives:
The 2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program aims to break down barriers to starting, maintaining, and growing a business among Small and Medium Sized Enterprises (SMEs) across Canada, particularly equity deserving groups. This is done through targeted support to community organizations that will work with 2SLGBTQI+ Entrepreneurs to enhance overall sustainability, and drive growth, competitiveness, innovation, and productivity toward broader economic and social benefits.
- Increasing program, capacity-building, and skill-development opportunities for 2SLGBTQI+ Small- and Medium-sized Enterprises (SMEs) to start, scale, grow, and maintain a business and/or adjust to new economic realities;
- Growing the capacity of 2SLGBTQI+ ecosystem organizations, particularly in regions where this ecosystem support is limited or non-existent, so that they can better support 2SLGBTQI+ entrepreneurs;
- Increasing the awareness of issues faced by 2SLGBTQI+ entrepreneurs, including gathering data and building knowledge on the 2SLGBTQI+ entrepreneurship landscape, in order to improve the coordination of supports and close gaps in service for2SLGBTQI+ entrepreneurs;
- Fostering a stronger, interconnected community of 2SLGBTQI+ entrepreneurs and ecosystem organizations; and
- Strengthening the Canadian 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce’s capacity to be the leading national organization and partner of choice when it comes to supporting 2SLGBTQI+ businesses in Canada
Project Tasks & Deliverables
Tasks for this project include:
- Developing a logic model that will guide the program development, implementation, and overall M&E Framework.
- Building a comprehensive M&E framework, including both quantitative and qualitative research methods and using the objectives and anticipated outcomes as a foundation, that will take into account established outputs and key performance indicators (KPIs) used to track progress and indicate success.
- Developing the tools and processes required to gather data and measure progress towards the KPIs and putting them into action.
- Synthesizing the data gathered and delivering a final Impact Report for the overall program.
- Advising on, and creating, data visualization templates and reporting templates.
- Holding consultation meetings with the various managers and teams at CGLCC, involved in the program, to determine any additional requirements, outcomes, and metrics that need to be included for the various pillars of the program.
- Consulting the Contribution Agreement to learn about the overall program objectives, milestones, activities, and anticipated outcomes.
- Being able to provide services and project tasks in both official languages.
- Using feminist, anti-racist, and decolonized perspectives throughout the execution of the project.
As part of the contractual agreement, the successful bidder will also be expected to deliver:
- Regular check-in meetings or emails with the CGLCC project management team; (more frequent at the beginning of the project)
- All related electronic files and underlying works (where necessary); and
- A final report (French and English) at the end of the project.
Project Timelines
The Project’s anticipated start date is as soon as possible, ideally October/November 2023, and will continue until May 31, 2026, when the final impact report is due. The amount of work will be more heavily skewed towards the beginning of the project and, once the framework is set up, will require minimal monitoring.
Minimum Requirements for the Bidder
The bidder should demonstrate that they:
- Have experience working on and with 2SLGBTQI+ related projects and stakeholders, and preferably with Trans and BIPOC communities;
- Have expertise and experience in Monitoring & Evaluation and both quantitative and qualitative evaluation methods;
- Are able to provide services and project tasks in both official languages, when required;
- Are able to meet the requirements of the project as described in this Request for Proposal; and
- Are able to complete all work by May 31, 2026.
Project Budget
The project has a budget range of approximately $40,000 - $50,000 (excluding HST) over the period of the contract. This includes the consultant’s fees and any travel or incidentals that may be proposed as part of the project. We are open to receiving proposals that might be slightly lower or higher than the given range depending on the complexity of the proposal and the activities proposed.
Proposal Submission Guidelines
Submissions must not exceed eight pages and must include, but are not limited to, the following components:
- Scope: Include a statement summarizing your understanding of the scope of the project.
- Deliverables: Provide a description of your understanding of the final deliverables expected by CGLCC.
- Proposed Work Plan: Using the deliverables described in the Project Tasks & Deliverables section of the RFP as your reference point, describe in narrative form your plan for accomplishing the work. Modifications of the tasks/deliverables as presented are permitted; however, reasons for changes should be fully explained and justified. Include proposed timeframes and explanations of how the RFP requirements will be achieved.
- Project Costing Budget: Supply a comprehensive breakdown of the cost estimates associated with the project deliverables and hours of work by team members.
- Special Considerations: Identify any unique challenge(s) that you perceive in executing the project, and how you might approach the challenge(s).
- Project Staff: Supply a list of the project staff, including third parties, and their respective roles, qualifications, experience, and ability to work in both official languages.
- Prior Experience: Experience statements included should refer to work done by individuals who will be assigned to this project as well as that of your company. The company shall identify any third parties (sub-contractors, vendors, and suppliers) that will be responsible for the implementation of the anticipated contract.
- References: Provide one to three references of past or current clients with similar project work (please include client name, contact person, email address, and phone number, along with a brief description of each project). Do not include any CGLCC personnel in your references.
Proposal Evaluation
Proposals will be evaluated by a selection committee representative of CGLCC staff. A consultant will be chosen based on a bidder’s response to the enclosed service requirements and evaluated according to the criteria listed below:
Contractor Evaluation (45%)
- Consultant’s overall capabilities based upon understanding of project scope and activities.
- Qualifications and experience as outlined in the minimum requirements of bidder.
- Demonstrated experience/past performance.
- Team member qualifications.
Proposed Work Plan (45%)
- Understanding of project, including clarity and relevance of proposal.
- Quality of the work plan, including approach to communications.
- Outline of methodology for analyzing.
- Proposal preparation, thoroughness, and responsiveness to requirements of RFP.
- Outline of deliverables and how they will be met.
- Identification, explanation, and justification of modified tasks and/or unique challenges expected.
- Creative and innovative approach to the project.
Certified Diverse Supplier (5%)
- Bidder is a certified Diverse Supplier with Canada’s 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce or other recognized certification body.
Estimation of Project Costs (5%)
- Budget allocations should be commensurate with level of activity in the workplan and reflect value for effort.
- Competitiveness to other bidders.
Any questions or clarifications can be directed to Tyler Demers (Director, Grant and Research Programs) at tyler@cglcc.ca.
Proposals must be submitted in English in PDF format (including appendices, where applicable) to tyler@cglcc.ca no later than October 13, 2023, at 5:00pm EST. No other submission format will be accepted.
All proposals must be marked with the bidder’s name and reference the title of this project: External Program Evaluation: 2SLGBTQI+ Entrepreneurship Program
CGLCC will notify all bidders upon receipt of their proposal, in the form of an email. CGLCC is not responsible for bids that fail to meet this deadline.
Key Terms of Engagement
Although not exhaustive, this list of key terms of engagement will become an integral part of the Agreement between the CGLCC and the successful bidder.
Acceptance of the Proposal: CGLCC reserves the right not to accept any proposal. The RFP should not be construed as a contract to purchase services. CGLCC shall not be obligated in any manner until a written agreement relating to an approved proposal has been duly executed.
Proposal Revisions: Proposal revisions must be received prior to the RFP submission/closing date and time.
Financing of Proposals: The cost associated with preparing and submitting proposals will not be paid by CGLCC.
Acceptance of RFP Conditions: Receipt of proposal offer will be considered acceptance of the RFP terms and conditions by the bidder.
Subcontracting: Subcontracting is allowed as a condition of the anticipated contract for service. When allowed, proposed subcontractors must be listed. Joint proposal submissions must indicate which bidder has overall responsibility for project management.
Project Contact: CGLCC will assign a project contact at the time the contemplated contract is awarded. The successful bidder will also assign a project contact at that time.
Negotiation Delay: If a written contract cannot be concluded within fifteen days of notification to the designated bidder, CGLCC may, in its sole discretion, terminate negotiations with that bidder and either negotiate a contract with another bidder of its choice or choose to terminate the RFP process and not enter into a contract with any of the bidders.
Funding: The implementation of the selected proposal is dependent upon funding being approved by CGLCC.
Proposals as Part of Contract: Proposals may be negotiated with bidders and, if accepted, will form part of any contract awarded.
Disclaimers/Limitations of Liability: Neither acceptance of a proposal nor execution of an agreement shall constitute approval of any activity or development contemplated in any proposal that requires any approval, permit, or license pursuant to any federal, provincial, regional district of municipal statute, regulation, or by-law. It is the responsibility of the contractor to obtain such prior to commencement of the services under the proposed contract.
Copyright: During the project period, the successful bidder shall not sell, transfer, mortgage, lease, or otherwise dispose of any tangible or intangible assets including any intellectual property purchased for Canada’s 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce (CGLCC) under the contracted agreement without prior written consent of the owners. The copyrights, trademarks, and any other intangible or tangible rights relating to the Underlying Works belong to CGLCC and shall be delivered forthwith to CGLCC upon completion of the particular project, or as otherwise requested by CGLCC.
CGLCC reserves the right to modify the conditions of the RFP, at any time up to the closing date and time.
Confidentiality and Security
Other Purpose: This document or any portion therefore may not be used for any purpose other than the submission of proposals.
Security and Privacy of Information: The successful bidder must agree to comply with the CGLCC Privacy Policy regarding information received from participants in industry consultation activities. These include strict control of access to data and maintaining confidentiality of information gained while carrying out their duties under the terms of any contract.
Disclosure: All documents submitted by bidders shall become the property of CGLCC, and as such will be subject to the disclosure provisions of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act. Information pertaining to CGLCC obtained by the bidder as a result of participation in this project is confidential and must not be disclosed. Samples of work provided as part of submission requirements remain property of the bidder.
CGLCC, ITS EMPLOYEES, AGENTS, AND CONSULTANTS EXPRESSLY DISCLAIM ANY AND ALL LIABILITY FOR REPRESENTATIONS, WARRANTIES EXPRESSED OR IMPLIED OR CONTAINED IN, OR FOR OMISSIONS FROM THIS RFP PACKAGE OR ANY WRITTEN OR ORAL INFORMATION TRANSMITTED OR MADE AVAILABLE AT ANY TIME TO A BIDDER BY OR ON BEHALF OF CGLCC. NOTHING IN THIS RFP IS INTENDED TO RELIEVE BIDDERS FROM FORMING THEIR OWN OPINIONS AND CONCLUSIONS IN
Version Française
DEMANDE DE PROPOSITIONS
Évaluation externe d’un programme :
Programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+
DATE ET HEURE DE LANCEMENT
25 septembre 2023 à 9 h (HNE)
DATE ET HEURE DE CLÔTURE
13 octobre 2023 à 17 h (HNE)
COURRIEL
tyler@cglcc.ca
Les soumissionnaires doivent lire toutes les sections de la demande de propositions (DP) et y répondre de façon appropriée. Les soumissionnaires qui ne sont pas en mesure de fournir tous les services décrits dans le présent document ne sont pas admissibles à la DP et ne peuvent pas y soumissionner.
La Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada n’acceptera pas les propositions des soumissionnaires ayant un conflit d’intérêts réel ou perçu.
Objectif de la présente demande de propositions
La CGLCC est à la recherche d’une entreprise de consultation pour construire et gérer un cadre global de suivi et d’évaluation et pour créer des outils connexes et contribuer à l’élaboration du programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+. L’objectif est de recueillir des données quantitatives et qualitatives sur les activités du programme et les organisations bénéficiaires, afin de rendre compte de l’utilisation des fonds, des indicateurs de rendement clés et des mesures, et de raconter l’histoire de la réussite du programme à l’organisme de financement.
Contexte
Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada
La Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada (CCLGC) est un organisme national à but non lucratif qui se consacre à l’expansion des possibilités économiques et à l’avancement de la communauté d’affaires 2ELGBTQI+. Elle défend les intérêts d’environ 100 000 entreprises détenues par des personnes 2ELGBTQI+ au Canada, ainsi que ceux des professionnel.le.s et des étudiant.e.s en commerce issu.e.s des communautés 2ELGBTQI+, des allié.e.s et des organisations alliées.
La mission principale de la CGLCC est de contribuer à une économie canadienne florissante et inclusive en favorisant la croissance économique et la prospérité, par la certification de fournisseurs issus de la diversité, l’accroissement des occasions de commerce mondial et le mentorat des jeunes en entrepreneuriat.
En tant qu’entité, la CGLCC veut être reconnue pour son rôle de partenaire de la diversité des entreprises au Canada, en favorisant l’échange de connaissances pertinentes et spécialisées, en créant des relations d’affaires significatives et rentables et en représentant la communauté d’affaires 2ELGBTQI+ d’une manière qui renforce sa fierté.
De plus amples renseignements sur l’organisation se trouvent sur le site Web www.cglcc.ca.
Programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+
Afin de contribuer au développement d’une économie plus inclusive et d’aider les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+ qui démarrent ou font croître une entreprise à surmonter leurs obstacles, le gouvernement du Canada investit dans le tout premier programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+ du pays. Comme la CGLCC est la principale organisation chargée d’épauler les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+ du Canada, elle dirigera le programme avec le soutien d’autres organisations de son écosystème.
Le programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+ comprendra trois composantes : un programme d’expansion des activités, un fonds pour l’écosystème (programme de subventions) et un centre de ressources (programme de subventions de recherche). Ces composantes donneront lieu à la fourniture de précieux conseils en affaires et à des occasions de réseautage et de mentorat pour aider les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+ à démarrer et à développer leur entreprise. Le programme permettra aussi la création d’un solide réseau d’organisations prêtes à soutenir les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+ ainsi que la collecte des données nécessaires pour comprendre ces personnes et les défis qu’elles doivent relever.
Les trois piliers :
- Expansion des entreprises : étendre le programme de diversité des fournisseurs et le programme mondial de la CGLCC, offrir un nouveau programme de mentorat et développer un modèle pilote pour un éventuel programme de soutien aux immobilisations destiné aux entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+.
-
- Diversité des fournisseurs : fournir une formation, un renforcement des capacités, de l’éducation et des certifications aux entreprises 2ELGBTQI+ admissibles pour leur permettre d’accéder à certaines occasions d’approvisionnement et de réseauter directement avec des organisations qui souhaitent mettre de l’avant la diversité dans le cadre de leurs pratiques. La CGLCC mettra également en place une base de données nationale permettant aux entreprises certifiées d’accéder aux occasions d’approvisionnement;
- Programme mondial : offrir des activités de formation pour préparer les entrepreneur.e.s à l’exportation ou au renforcement de leur capacité d’exportation, et mener des missions commerciales internationales afin de faciliter l’établissement de relations et les occasions internationales;
- Mentorat : lancer des services de mentorat pour les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+, mettre en œuvre une base de données nationale de mentorat pour mettre en relation les entrepreneur.e.s avec des mentor.e.s et développer l’actuel programme de mentorat FIER.E EN AFFAIRES qui soutient particulièrement les jeunes entrepreneurs 2ELGBTQI+;
- Programme de déploiement des immobilisations : développer un modèle pilote afin d’explorer les structures et les partenariats nécessaires pour un éventuel programme de soutien aux immobilisations destiné aux entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+.
- Fonds pour l’écosystème : fournir un soutien financier et des activités de formation aux organisations de l’écosystème de l’entrepreneuriat 2ELGBTQI+ afin d’accroître leur capacité à soutenir les entrepreneur.e.s.
-
- Financement des organisations de l’écosystème : par le biais d’un appel de propositions ciblé, fournir un financement pour des projets sélectionnés provenant d’organisations de l’écosystème de soutien aux entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+, avec une attention particulière pour les projets d’aide aux entrepreneur.e.s dont les besoins ne sont pas satisfaits et les projets dans les régions où le soutien aux entreprises est limité. Les projets sélectionnés peuvent concerner les activités de développement des compétences et de la recherche, les ressources entrepreneuriales et la sensibilisation;
- Formation pour le renforcement des capacités : fournir des activités de formation au personnel et aux bénévoles des organisations de l’écosystème pour renforcer leur capacité à fournir des services aux entrepreneur.e.s, avec une attention particulière pour les organismes nouvellement établis.
- Centre de ressources : établir un partenariat avec un organisme de connaissances, sélectionné au moyen d’un appel de propositions, pour mener une recherche sur le paysage de l’entrepreneuriat 2ELGBTQI+ en utilisant une combinaison d’approches qualitatives et quantitatives, et communiquer les connaissances aux organismes de soutien aux entreprises.
-
- Production de connaissances et de données : effectuer des recherches et des analyses qualitatives et quantitatives;
- Publication : générer des publications universitaires ou non sur l’entrepreneuriat 2ELGBTQI+;
- Partage des connaissances : renforcer et élargir le réseau des parties prenantes, notamment les établissements d’enseignement, et assurer un leadership sur la façon dont la désagrégation et la génération de données 2ELGBTQI+ peuvent être soutenues par d’autres organismes canadiens.
Objectifs :
Le programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+ vise à éliminer les obstacles au démarrage, au maintien et à la croissance d’une petite ou moyenne entreprise (PME) au Canada, en particulier les entreprises des groupes en quête d’équité. Pour ce faire, le programme offrira un soutien ciblé aux organismes communautaires qui travailleront avec les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+ pour améliorer leur durabilité globale et stimuler leurs capacités de croissance, de compétitivité, d’innovation et de productivité en vue de les rapprocher d’avantages économiques et sociaux plus importants. Le programme aura également ces objectifs :
- Augmenter les occasions de renforcement des capacités et de développement des compétences du programme pour aider les petites et moyennes entreprises (PME) 2ELGBTQI+ à démarrer, étendre, développer et maintenir leurs activités et à s’adapter aux nouvelles réalités économiques;
- Accroître la capacité des organisations de l’écosystème 2ELGBTQI+, en particulier dans les régions où le soutien de cet écosystème est limité ou inexistant, afin qu’elles puissent mieux soutenir les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+;
- Augmenter la sensibilisation aux problèmes des entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+, notamment en recueillant des données et en approfondissant les connaissances sur le paysage de l’entrepreneuriat 2ELGBTQI+, afin d’améliorer la coordination du soutien et de combler les lacunes en matière de services pour les entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+;
- Favoriser une communauté plus forte et interconnectée d’entrepreneur.e.s 2ELGBTQI+ et d’organisations de l’écosystème; et
- Renforcer la capacité de la Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada à jouer son rôle de principal organisme national et de partenaire de choix en matière de soutien aux entreprises 2ELGBTQI+ du Canada.
Tâches et livrables du projet
Les tâches de ce projet sont les suivantes :
- Élaborer un modèle logique qui guidera le développement, la mise en œuvre et le cadre général de suivi et d’évaluation du programme.
- Élaborer un cadre de suivi et d’évaluation complet, comprenant des méthodes de recherche quantitatives et qualitatives et utilisant les objectifs et les résultats prévus comme fondement. Ce cadre tiendra compte des résultats établis et des indicateurs de rendement clés utilisés pour suivre les progrès et indiquer les réussites.
- Développer les outils et les processus nécessaires pour recueillir des données et mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des indicateurs de rendement clés, et les mettre en œuvre.
- Synthétiser les données recueillies et fournir un rapport d’impact définitif concernant l’ensemble du programme.
- Fournir des conseils sur des modèles de visualisation des données et des modèles de rapport, et les créer.
- Organiser des réunions de consultation avec les différents gestionnaires et équipes de la CGLCC responsables du programme, afin de déterminer les exigences, les mesures et les résultats supplémentaires qui doivent être inclus aux différents piliers du programme.
- Consulter l’entente de contribution pour en savoir plus sur les objectifs généraux, les étapes, les activités et les résultats prévus du programme.
- Être en mesure de fournir les services et réaliser les tâches du projet dans les deux langues officielles.
- Utiliser des perspectives féministes, antiracistes et décolonisées au fil de l’exécution du projet.
Dans le cadre de l’entente contractuelle, l’entreprise de consultation retenue devra également :
- Organiser des réunions régulières ou communiquer avec l’équipe de gestion du projet de la CGLCC par courriel (plus fréquemment au début du projet);
- Livrer tous les fichiers électroniques connexes et les travaux sous-jacents (au besoin);
- Livrer un rapport définitif (en français et en anglais) à la fin du projet.
Échéancier du projet
Le projet devrait commencer le plus tôt possible, idéalement entre les mois d’octobre et de novembre 2023, et se poursuivre jusqu’au 31 mai 2026, date limite du rapport d’impact définitif. La quantité de travail sera plus importante au début du projet et, une fois le cadre mis en place, ne nécessitera qu’un suivi minimal.
Exigences minimales des soumissionnaires
Les soumissionnaires doivent répondre aux exigences suivantes :
- Expérience de travail liée à des projets et à des parties prenantes 2ELGBTQI+, de préférence auprès de personnes trans et de personnes noires, autochtones et de couleur (PANDC);
- Expertise et expérience en matière de suivi et d’évaluation et de méthodes d’évaluation quantitatives et qualitatives;
- Capacité à fournir des services et réaliser des tâches du projet dans les deux langues officielles, si nécessaire;
- Capacité à satisfaire aux exigences du projet décrites dans la présente demande de propositions;
- Capacité à terminer tous les travaux d’ici le 31 mai 2026.
Budget du projet
Le projet est associé à un budget d’environ 40 000 à 50 000 $ (TVH en sus) pour la durée de l’entente. Ce budget comprend les honoraires de l’entreprise de consultation et tous les frais de déplacement ou accessoires qui peuvent être proposés dans le cadre du projet. La CGLCC est disposée à recevoir des propositions qui pourraient être légèrement inférieures ou supérieures à la fourchette indiquée, en fonction de la complexité de la proposition et des activités proposées.
Lignes directrices relatives à la soumission de propositions
Les soumissions ne doivent pas dépasser huit (8) pages et doivent comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :
- Portée : L’entreprise soumissionnaire doit présenter un énoncé résumant la compréhension de la portée du projet.
- Livrables : L’entreprise soumissionnaire doit fournir une description de sa compréhension des livrables finaux attendus par la CGLCC.
- Plan de travail proposé : En utilisant les livrables décrits dans la section « Tâches et livrables du projet » de la DP comme point de référence, l’entreprise soumissionnaire doit décrire sous forme narrative son plan pour accomplir le travail. Il est permis de modifier les tâches et les livrables tels qu’ils sont présentés, mais les raisons de ces modifications doivent être clairement expliquées et justifiées. L’entreprise soumissionnaire doit indiquer les délais proposés et expliquer la façon dont les exigences de la DP seront satisfaites.
- Budget des coûts du projet : L’entreprise soumissionnaire doit fournir une ventilation complète des estimations de coûts associées aux livrables du projet et aux heures de travail de chaque membre de son équipe.
- Considérations particulières : L’entreprise soumissionnaire doit relever tout défi unique lié à l’exécution du projet et indiquer comment elle pourrait aborder ce ou ces défis.
- Équipe du projet : L’entreprise soumissionnaire doit fournir une liste des membres de l’équipe du projet, y compris les tiers, ainsi que leurs rôles respectifs, leurs compétences, leur expérience et leur capacité à travailler dans les deux langues officielles.
- Expérience antérieure : Les énoncés d’expérience présentés doivent faire référence au travail effectué par les personnes qui seront affectées à ce projet ainsi qu’à celui de l’entreprise soumissionnaire. Cette dernière doit indiquer toutes les tierces parties (p. ex., les sous-traitant.e.s ou les prestataires) qui seront responsables de l’exécution de l’entente prévue.
- Références : L’entreprise soumissionnaire doit indiquer les références d’un.e à trois client.e.s passé.e.s ou actuel.le.s pour qui elle a réalisé des projets similaires (elle doit indiquer le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et les personnes-ressources de ces organisations ainsi qu’une brève description de chaque projet). Les références ne doivent pas comprendre les membres du personnel de la CGLCC.
Évaluation de la proposition
Les propositions seront évaluées par un comité de sélection représentant le personnel de la CGLCC. L’entreprise de consultation sera choisie en fonction des exigences susmentionnées et évaluée selon les critères énumérés ci‑dessous :
Évaluation de l’entreprise de consultation (45 %)
- Capacités globales de l’entreprise de consultation en fonction de la compréhension de la portée et des activités du projet.
- Compétences et expérience décrites dans la section « Exigences minimales des soumissionnaires ».
- Expérience démontrée et rendement antérieur.
- Compétences des membres de l’équipe.
Plan de travail proposé (45 %)
- Compréhension du projet, y compris la clarté et la pertinence de la proposition.
- Qualité du plan de travail, y compris l’approche en matière de communication.
- Aperçu de la méthodologie d’analyse.
- Préparation de la proposition, son exhaustivité et sa conformité aux exigences de la DP.
- Aperçu des livrables et de la manière dont ils seront satisfaits.
- Définition, explication et justification des tâches modifiées ou des défis uniques prévus.
- Créativité et innovation de l’approche du projet.
Certification de fournisseur issu de la diversité (5 %)
- Titre de fournisseur issu de la diversité certifié par la Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada ou un autre organisme de certification reconnu.
Estimation des coûts du projet (5 %)
- Allocations budgétaires proportionnelles au niveau d’activité du plan de travail qui reflètent la valeur de l’effort.
- Compétitivité par rapport aux autres soumissionnaires.
Toute question ou précision peut être adressée à Tyler Demers, directeur, programmes de subventions et de recherche, à l’adresse tyler@cglcc.ca.
Les propositions (y compris les annexes, le cas échéant) doivent être soumises en anglais en format PDF à l’adresse tyler@cglcc.ca au plus tard le 13 octobre 2023 à 17 h (HNE). Aucun autre format de soumission ne sera accepté.
Toutes les propositions doivent porter le nom de l’entreprise soumissionnaire et le titre du présent projet, soit : Évaluation externe d’un programme : Programme d’entrepreneuriat 2ELGBTQI+
La CCGL informera toutes les entreprises soumissionnaires de la réception de leur proposition par courriel. La CCGL n’est pas responsable des soumissions qui ne respectent pas la date d’échéance.
Principales conditions d’engagement
Bien qu’elle ne soit pas exhaustive, cette liste des principales conditions d’engagement fera partie intégrante de l’entente entre la CGLCC et l’entreprise soumissionnaire retenue.
Acceptation de la proposition : La CGLCC se réserve le droit de ne pas accepter de proposition. La DP ne doit pas être interprétée comme une entente d’achat de services. La CGLCC n’aura aucune obligation tant qu’une entente écrite relative à une proposition approuvée n’aura pas été dûment signée.
Révisions de la proposition : Les révisions de la proposition doivent être reçues avant la date et l’heure de la soumission de la proposition ou de la clôture de la DP.
Financement des propositions : Les coûts associés à la préparation et à la soumission des propositions ne seront pas acquittés par la CGLCC.
Acceptation des conditions de la DP : La réception de la proposition sera considérée comme une acceptation des conditions de la DP par l’entreprise soumissionnaire.
Sous-traitance : La sous-traitance est autorisée en tant que condition de l’entente de service prévue. Les entreprises sous-traitantes autorisées qui sont proposées doivent être désignées. Les soumissions conjointes doivent indiquer l’entreprise soumissionnaire qui a la responsabilité globale de la gestion du projet.
Personne-ressource du projet : La CGLCC désignera une personne-ressource pour le projet au moment de l’attribution de l’entente prévue. L’entreprise soumissionnaire retenue désignera également une personne-ressource pour le projet à ce moment-là.
Temps de négociation : Si une entente écrite ne peut être conclue dans les quinze jours suivant la notification de l’entreprise soumissionnaire désignée, la CGLCC peut, à sa seule discrétion, mettre fin aux négociations avec cette soumissionnaire et négocier une entente avec une autre soumissionnaire de son choix ou choisir de mettre fin au processus de DP et ne pas conclure d’entente avec l’une des soumissionnaires.
Financement : La mise en œuvre de la proposition sélectionnée dépend de l’approbation du financement par la CGLCC.
Propositions faisant partie de l’entente : Les propositions peuvent être négociées avec les soumissionnaires; si elles sont acceptées, elles feront partie de l’entente attribuée.
Avis de non-responsabilité ou limitations de responsabilité : Ni l’acceptation d’une proposition ni la signature d’une entente ne constituent une approbation de toute activité ou de tout développement envisagé dans une proposition qui nécessite une approbation, un permis ou une licence en vertu d’une loi ou d’un règlement fédéral, provincial, régional ou municipal. Il incombe à l’entreprise de consultation de les obtenir avant de commencer à fournir les services dans le cadre de l’entente proposée.
Droits d’auteur : Pendant la durée du projet, l’entreprise soumissionnaire retenue ne doit pas vendre, transférer, hypothéquer, louer ou aliéner de quelque façon que ce soit des biens corporels ou incorporels, y compris toute propriété intellectuelle achetée pour la Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada (CGLCC) dans le cadre de l’entente, sans le consentement écrit préalable des propriétaires. Les droits d’auteur, les marques de commerce et tous les autres droits corporels ou incorporels relatifs aux travaux sous-jacents appartiennent à CGLCC et doivent être remis immédiatement à CGLCC dès l’achèvement du projet en question, ou à la demande de la CGLCC.
La CGLCC se réserve le droit de modifier les conditions de la DP, à tout moment jusqu’à la date et l’heure de clôture.
Confidentialité et sécurité
Autre but : Le présent document ou toute partie de celui-ci ne peut être utilisé à d’autres fins que la soumission de propositions.
Sécurité et confidentialité des renseignements : L’entreprise soumissionnaire retenue doit accepter de se conformer à la politique de confidentialité de la CGLCC concernant les renseignements reçus des personnes qui participent aux activités de consultation de l’industrie. Pour ce faire, elle doit strictement contrôler l’accès aux données et maintenir la confidentialité des renseignements obtenus dans l’exercice de son mandat, conformément aux conditions de toute entente.
Divulgation : Tous les documents soumis par les soumissionnaires deviendront la propriété de la CGLCC et, à ce titre, seront soumis aux dispositions relatives à la divulgation de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Les renseignements relatifs à la CGLCC obtenus par l’entreprise soumissionnaire dans le cadre de sa participation à ce projet sont confidentiels et ne doivent pas être divulgués. Les échantillons de travail fournis pour répondre aux exigences de soumission demeurent la propriété de l’entreprise soumissionnaire.
LA CGLCC, SES EMPLOYÉ.E.S, SES AGENT.E.S ET SES CONSULTANT.E.S DÉCLINENT EXPRESSÉMENT TOUTE RESPONSABILITÉ POUR LES OBSERVATIONS ET LES GARANTIES EXPRIMÉES OU IMPLICITES OU CONTENUES DANS LA PRÉSENTE DP, LES OMISSIONS DE LA DP OU TOUT RENSEIGNEMENT ÉCRIT OU ORAL TRANSMIS OU MIS À DISPOSITION À TOUT MOMENT À UN.E SOUMISSIONNAIRE PAR LA CGLCC OU EN SON NOM. AUCUN ÉLÉMENT DE LA PRÉSENTE DP N’EST DESTINÉ À DISPENSER LES SOUMISSIONNAIRES DE SE FORGER LEURS PROPRES OPINIONS ET DE TIRER LEURS PROPRES CONCLUSIONS EN CE QUI CONCERNE LA DP.
