English:
The Corporation has a requirement for as and when required data capture, document imaging and document hosting services for the Corporation’s data management requirements. The Corporation is looking to select a single Service Provider who can provide data entry, data conversion, scanning/data imaging, OCR/ICR processing, image and document hosting, database management and other electronic data services for the Corporation’s requirements.
The services may include, but is not limited to, capturing information from various internal and external forms/documents. Such forms/documents may be hand written or electronic and can encompass different portrait and landscape formats, paper sizes and paper stock and may contain staples and/or paper clips.
The Service Provider will store the data captured electronically for future retrieval by multi departments within the Corporation for a period of 7 years to address any inquiries received by customers and/or to support internal needs (customer billing validation, audit compliance requirements). The Corporation may decide, at a future date, to house the data and information internally and thus would require the support of the Service Provider to transfer the images directly to the Corporations.
This RFP is Phase 1 and sets out the process by which Service Providers will be qualified and shortlisted to proceed to Phase 2 of the evaluation and selection process. The detailed Statement of Requirements for the Corporation’s current data management requirements will be released in Phase 2 of the RFP.
The selected Service Provider will not be guaranteed any particular data management activity as programs may be added, deleted or altered during the term of any resulting Standing Offer Agreement.
The services are to be provided on an as and when required, non-exclusive basis for up to a 7 year period. The initial term will be for a period of up to five (5) years, commencing August 2018, with the option to renew for two (2) years.
Canada Post intends to conduct negotiations with suppliers on this proposed procurement.
French:
La Société doit faire appel à des services de saisie de données, ainsi que d’imagerie et d’hébergement de documents en fonction de ses besoins en matière de gestion des données. La Société est à la recherche d’un fournisseur de services pour satisfaire ses exigences relatives à la saisie, la conversion, la numérisation et l’imagerie de données, le traitement de la reconnaissance optique ou intelligente de caractères, l’hébergement de documents et d’images, la gestion des bases de données et autres services touchant les données électroniques.
Les services peuvent notamment comprendre la saisie de renseignements provenant de divers documents et formulaires internes ou externes. Ces documents peuvent être manuscrits ou électroniques, en orientation portrait ou paysage, englober divers types et formats de papier, et être attachés avec des broches ou des trombones.
Le fournisseur de services devra conserver les données saisies électroniquement pour une période de sept (7) ans aux fins de récupération par divers services de la Société qui doivent traiter des demandes de clients ou répondre aux besoins à l’interne (validation des factures de clients, exigences relatives à la vérification de la conformité). La Société pourrait décider, à une date ultérieure, d’héberger les données et l’information à l’interne. Par conséquent, elle pourrait alors avoir besoin de l’aide du fournisseur de services pour transférer directement les images à la Société.
Cette demande de proposition (DP) constitue la phase 1 du processus d’évaluation et de sélection. Elle établit le procédé par lequel un fournisseur de services est présélectionné pour la phase 2. L’Énoncé détaillé des exigences actuelles de la Société en matière de gestion des données sera communiqué au cours de la phase 2 de la DP.
Aucune activité relative à la gestion des données ne sera garantie au fournisseur de services sélectionné, car des éléments pourraient être ajoutés, supprimés ou modifiés pendant la durée de tout éventuel contrat à commandes.
Les services devront être fournis à titre non exclusif, sur demande et en fonction des besoins, pour une période d’au plus sept (7) ans. La durée initiale sera d’au plus cinq (5) ans à compter d’août 2018, avec option de renouvellement de deux (2) ans.
Postes Canada a l’intention de négocier avec des fournisseurs dans le cadre de cette demande d’approvisionnement.
