APERÇU DES EXIGENCES S’APPLIQUANT À LA SOLUTION
La Monnaie souhaite trouver des fournisseurs potentiels qui peuvent lui offrir une solution de bout en bout de gestion des voyages et des dépenses comprenant trois principaux modules : préréservation[1], réservation et traitement des dépenses.
La solution doit comprendre une fonctionnalité configurable pour tenir compte des politiques de la Monnaie sur les voyages et les dépenses (qui peuvent être modifiées à l’occasion) et des rapports à produire, ainsi que des mesures de contrôle de l’administration du système dans chaque module. La Monnaie pourrait envisager de mettre en œuvre seulement le module de traitement des dépenses au départ, en choisissant d’intégrer d’autres modules plus tard.
Un fournisseur peut proposer une solution qui fait intervenir plus d’un fournisseur. Toute solution à fournisseurs multiples doit inclure des renseignements montrant que les fournisseurs ont collaboré par le passé pour livrer des solutions à fournisseurs multiples semblables à des clients. De plus, toute solution faisant intervenir des fournisseurs multiples doit comprendre un plan témoignant d’un engagement continu à prendre en charge et à tenir à jour une solution intégrée dans le futur. Pour toute solution à fournisseurs multiples, il faut indiquer le fournisseur principal qui serait l’unique responsable de la solution et la partie contractante pour la Monnaie.
EXIGENCES OBLIGATOIRES
1. Le fournisseur doit prouver qu’il n’a pas fait faillite, n’a pas été déclaré insolvable, ni n’a demandé de protection contre ses créditeurs dans les 10 dernières années. De plus, le ou les fournisseurs doivent garantir qu’il n’y a aucun litige en cours qui pourrait nuire à leur capacité de livrer ou de prendre en charge une solution. Ni le fournisseur ni ses administrateurs, dirigeants ou employés ne doivent avoir été inculpés ni déclarés coupables de fraude, de corruption ou de vol d’information d’entreprise ou de données de clients.
2. Le système doit fonctionner en anglais et en français et permettre à l’utilisateur de passer facilement d’une interface utilisateur en anglais à une interface en français et inversement, selon ses préférences, et l’assistance offerte à la Monnaie doit être à la fois en anglais et en français.
3. Le système doit être un logiciel SaaS (logiciel en tant que solution de service) infonuagique auquel la Monnaie peut accéder en tout temps et à toute heure.
4. Le système doit permettre à la Monnaie d’établir des règles configurables pour tenir compte des politiques de celle-ci sur les voyages et les dépenses.
5. Le fournisseur doit démontrer que le module de traitement des dépenses peut être entièrement intégré au système de planification des ressources de l’entreprise (PRE) Microsoft Dynamics AX.
6. Le système doit permettre de saisir les transactions facturées aux cartes de crédit de la Société aux fins de la saisie directe des demandes de remboursement de frais individuelles.
[1] En vertu de la politique de la Monnaie, il faut faire approuver au préalable les voyages et les activités d’accueil avant d’effectuer une réservation de voyage. Le module de préréservation permet au futur voyageur d’obtenir des soumissions et de présenter une estimation des frais de voyage aux fins d’approbation. La préréservation doit tenir compte des restrictions en matière de voyage et d’accueil de la Monnaie qui touchent entre autres les tarifs hôteliers et la classe de transport.
