Basic Information

Reference Number

0000221695

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFI - Request for Information (Informal)

Solicitation Number

RFI # TI20220328

Title

Project & Portfolio Management Tool/Outil de gestion de projet et de portefeuile

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C55731

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Delivery Point

Toronto

Purchase Type

Duration: No Term

Description

**la version française suit**

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Information (“RFI”) for a Project and Portfolio Management (PPM) Tool.

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objectives in issuing this RFI are as follows:

The main purpose of this Request for Information (hereinafter “RFI”) is to obtain information & budgetary pricing on one or more Project and Portfolio Management (PPM) Tool(s) that would enable CBC/Radio-Canada Technology & Infrastructure to support planning and execution of more than 300 projects concurrently.
The CBC/Radio-Canada Corporation’s Technology and Infrastructure Project Management Office (T&I PMO) wants to identify and potentially implement one or more tools that will bring benefits to planning and execution of several hundred projects of varying type and complexity concurrently. Aspects of PPM that are of interest include:

Portfolio and Project/Program Status
Portfolio Risks and Dependencies
Project and Program Management
Capacity Planning and Demand Management
Project Prioritization

Potential users for selected product(s) would be the T&I PMO members and others involved in portfolio management as well as Project Managers and Directors (resource managers).

Respondents should understand, however, that this RFI does not in any way commit CBC Radio-Canada to continue with a possible RFP process.

2. MANDATORY REQUIREMENTS:
This RFI is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements.

2.1 The Proponent must have a place of business and provide support from facilities based in North America.

2.2 Proponent must be prepared to provide to CBC / Radio-Canada a presentation / demo of their proposed system following the RFI submission closing date. CBC/Radio-Canada will contact Proponents, if they have been selected to provide a presentation / demo.

3. CONFERENCE CALL

There is no Conference call for this RFI.

4. TO OBTAIN THE RFI DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFI documents through MERX. Here is the link to the MERX Supplier User Guide
for new users https://www.merx.com/cms-portals/MERX/cms/public/help/guides/supplieruserguide-v1.0.pdf
Determine your eligibility to participate based on the Mandatory Requirements as stated in Section 2 above.

Determine your eligibility to participate based on the Mandatory Requirements as stated in Section 2 above.
To obtain the documents you must be registered with MERX. If you are not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379.
Download the mandatory Qualification request form.(this will also register you for the RFI)
Complete the form by responding and providing evidence to support the claim, in other words, “yes” is not sufficient evidence to qualify
Email the completed form to the contact indicated in section 5 of this document

To obtain the RFI Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.

The document(s) to be completed and signed must be submitted the CBC/Radio-Canada representative (see Section 5 below for co-ordinates).

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from MERX that the RFI documents are ready for download, no earlier than April 13, 2022.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA

Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFI documentation must be undertaken by e-mail only, addressed to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFI must state the RFI reference number (RFI # TI20220328) in the “Subject” of the e-mail.

James Coulman
Senior Manager, Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC302RFP@cbc.ca

Once the RFI documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFI documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFI, must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFI Process of the main document.

CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to answer only those questions submitted through MERX.

6. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than May 11, 2022, at 8:00:00 pm, Eastern Time.

The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.

Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFI Submission Closing Date will not be accepted.

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande d’information (DI) pour un outil de gestion de projet et de portefeuille.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :

Les principaux objectifs de la présente DI sont les suivants :

La présente demande d’information (la « DI ») vise principalement à obtenir de l’information et les prix pour un ou plusieurs outils de gestion de projet et de portefeuille qui permettrait au service Technologies et Infrastructures de CBC/Radio-Canada de soutenir la planification et l’exécution de plus de 300 projets concurremment.
Le Bureau de gestion de projet de Technologies et Infrastructures (BGP T et I) de CBC/Radio-Canada veut identifier et potentiellement déployer un ou plusieurs outils qui aideront à planifier et à l’exécuter concurremment plusieurs centaines de projets de nature et de complexité différentes. Les aspects pertinents de l’outil de gestion de projet et de portefeuille incluent :

État du portefeuille et du projet/programme
Risques et liens de dépendance du portefeuille
Gestion du projet et du programme
Planification de la capacité et gestion de la demande
Hiérarchisation des projets

Les utilisateurs potentiels des produits sélectionnés seraient les membres du BGP T et I et les autres personnes participant à la gestion du portefeuille, ainsi que les gestionnaires de projet et les directeurs (gestionnaires de ressources).

Cette DI n’engage d’aucune façon CBC/Radio-Canada à aller de l’avant avec un processus de DP.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES :
La présente DI est ouverte seulement aux soumissionnaires en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après.

2.1 Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien.

2.2 Le soumissionnaire doit être prêt à fournir à CBC/Radio-Canada une présentation/démonstration de son système après la date de clôture de la DI. CBC/Radio-Canada communiquera avec les soumissionnaires, s’ils ont été sélectionnés pour faire une présentation/démonstration de leur système.

3. CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE

Il n’y a pas de conférence téléphonique pour cette DI.

4. POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DI
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DI par MERX (https://www.merx4.merx.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide du fournisseur MERX pour les nouveaux utilisateurs https://www.merx.com/cms-portals/MERX/cms/public/help/guides/guidedufournisseur-v1.0.pdf.

Déterminez votre admissibilité à participer selon la description des exigences obligatoires indiquées à la section 2 ci-dessus.
Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de MERX. Si vous ne l’êtes pas déjà, veuillez suivre le lien du Guide du fournisseur MERX ci-dessus et/ou composer le 1 800 964-6379.
Téléchargez le formulaire de qualification des exigences obligatoires (cela servira aussi à vous inscrire dans le cadre de la présente DI).
Remplissez le formulaire en répondant aux questions et en fournissant des preuves à l’appui. En d’autres termes, « oui » n’est pas une preuve suffisante pour être admissible.
Envoyez le formulaire dûment rempli, par courriel, à la personne-ressource indiquée à la section 5 de cet avis.

Afin d’obtenir les documents de la DI, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé, qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites au paragraphe 2 ci-dessus.

Les documents à remplir et à signer doivent être envoyés au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DI (coordonnées indiquées à la section 5 ci-dessous).

Après réception des documents demandés et une évaluation positive de votre proposition par CBC/Radio-Canada, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DI sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 13 avril 2022.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA

Avant d’obtenir les documents de la DI, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement, et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DI doivent comporter le numéro de référence de la DI (DI no TI20220328) dans la ligne d’objet.

James Coulman
Premier chef, Gestion des approvisionnements
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC302RFP@cbc.ca

Une fois les documents de la DI obtenus, les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications ou de renseignements, ou qui remarquent certaines omissions ou ambiguïtés sur le sens de toute partie de la présente DI, doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de MERX au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de demande de prix du document principal.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à sa discrétion, de ne répondre qu’aux questions soumises par l’intermédiaire de MERX.

6. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les propositions doivent être reçues par CBC/Radio-Canada, par voie électronique dans le site web de Merx (www.merx.com) au plus tard le 11 mai 2022 à 20 h (heure de l’Est).

Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DI ne seront pas acceptées.

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2022/04/12 03:59:56 PM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance Deadline

2022/05/02 11:59:00 PM EDT

Questions are submitted online

Yes

Closing Date

2022/05/11 08:00:00 PM EDT

Contact Information

James Coulman

416-205-3002

CBC302RFP@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification Request Form

Qualification Request Form
**la version française suit**

Qualification Requirements

To obtain the RFI Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above document is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document to be completed and signed (Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFI:

James Coulman
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: James.Coulman@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFI documents are ready for download.

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INSTRUCTIONS :
Critères de qualification

Afin d’obtenir des documents de la DI, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DI :

James Coulman
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : James.Coulman@cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les vingt-quatre (24) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DI sont prêts à être téléchargés

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

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