Basic Information

Reference Number

0000252256

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

NEWS20230701

Title

News Assignment & Media Coordination Tool

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C100483

Agreement Type

Canadian Free Trade Agreement (CFTA)

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Description

**la version française suit**

RFP #: NEWS20230701
Title: News Assignment & Media Coordination Tool

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) News Assignment & Media Coordination Tool

An Agreement resulting from this RFP may potentially be a multiyear agreement with potential option(s) to extend, to be further defined in the RFP.

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

CBC/Radio-Canada is embarking on a transformative initiative to enhance collaboration and communication within the management of news assignments across its teams. Our goal is a story first approach. CBC/Radio-Canada is seeking proposals that will result in a single contract with one supplier for the provisioning of a single solution, or proposals that include 2 integrated products, consisting of a) an Assignment and b) Media Coordination Platform, that will serve to:

Centralize news assignment related information and communication channels.
Effectively manage information about story related media assets federated across all of CBC/Radio-Canada production servers.

The Proponent’s mandate is to submit a comprehensive Proposal for the provision of a solution offering the detailed functionalities described in this document.

Summary of the planned preliminary schedule with the successful proponent:

Prototype launch (deployment in at least 1 station) by Nov 2023 Estimated)
Presentation of the deployment plan to the Governance committee by Dec 2023(Estimated)

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written qualification request for RFP documents (described in Section 3):

Mandatory Requirements
A.4.1.1 Products’ integration
CBC/Radio-Canada is seeking to do business with a single supplier (or a solution integrator), for a solution to facilitate news assignment and planning of stories and resources as well as media coordination (for centralisation and discoverability), where stories can be linked to their respective media (and backwards), no matter on which PAM those media are digitally stored. Both products ought to seamlessly integrate together for a rich user experience. This is why your proposal must include a solution for both products (assignment & media coordination) that, though they can be from different vendors, must also include all fees to fully integrate in a production ecosystem.

Mandatory Requirement: The proposed solution must be either a single software product encompassing both news assignment and media coordination functionalities, or one that consists of separate news assignment and media coordination products that seamlessly integrate with each other, including all fees for professional services, configuration, maintenance (with upgrades) and support. Please describe briefly, with attention to existing or potential limitations.
A.4.1.2 SaaS based
CBC/Radio-Canada requires the solution to be accessible over an internet connection, without having to install any software other than a web browser, on a workstation (PC or Mac). Chrome is the preferred choice.

Mandatory Requirement: The proposed solution must be SaaS based (clouded), accessible from at least a Chrome web browser (v. 114 or newer).
A.4.1.3 Mobile Accessibility
CBC/Radio-Canada is seeking a solution that would allow staff to access information and work while on the go via mobile devices, either through a dedicated mobile application or a mobile browser. If the mobile accessibility is not currently available, the vendor must provide a clear roadmap and timeline for the development of mobile accessibility.

Mandatory Requirement: The proposed solution must be available via mobile devices, either through a mobile application or mobile browser. If not currently available, the vendor must have a roadmap and timeline for the development of mobile access.
A.4.1.4 Bilingual
CBC/Radio-Canada operates its 2 main networks in French and English. UIs of your solution have to be available in both languages.

Mandatory Requirement: The user interfaces (UI) of the solution must be available in French and English by at least December 31st 2024.
A.4.1.5 Support for extended character set
CBC/Radio-Canada operates its 2 main networks in French and English, with media and metadata in those languages. Solutions need to be able to handle all the characters used to describe stories or media metadata.

Mandatory Requirement: The solution must support extended character sets for at least French and English when entering or searching data in its interface and in the metadata fields (full French and English unicode character sets), including variations of accents and caps (e.g. celine Vs. Céline).
A.4.1.6 Metadata fields & labels
Custom metadata fields and labels are used in CBC/Radio-Canada’s systems for production as they allow for nuance specific to regional and editorial context to be incorporated into the metadata process and help facilitate specific organizational strategies.

Mandatory Requirement: The solution must allow administrators to create and modify metadata fields and labels or be able to integrate with a 3rd party or in-house taxonomy.
A.4.1.7 Advanced search capabilities
Newsroom staff need an ability to search for relevant assignments and media within a software solution.

Mandatory Requirement: The solution must allow for advanced searches. Please describe briefly the possibilities and known limitations of the search engines.
A.4.1.8 Application programmatic interface (API)
Because multiple systems are used together in CBC/Radio-Canada’s production environment, the final solution needs to be open and have the capability to integrate with others, through pieces of code or plugins. The proponent shall provide an open and well-documented application programming interface (open API) for each product, to connect with technologically able CBC applications and certain other vendor applications that CBC uses.

Mandatory Requirement: The solution must have well-documented application programming interfaces (open API) that allows custom integrations with other applications. Please provide relevant documentation.
A.4.1.9 Single Sign-On
Accounts at CBC/Radio-Canada are managed through an Active Directory (clouded or on-premise). The Corporation also uses Google Workspace as its productivity suite.

Mandatory Requirement: The solution must support SSO (Single Sign On) SAML or OpenID Connect (OIDC).
A.4.1.10 Support
CBC/Radio-Canada operates newsrooms mainly in Canada, but also foreign correspondents deployed internationally. Being able to support news production workflows around the clock is mandatory.

Mandatory Requirement: There must be an ability to provide 24 / 7 / 365 support of some sort for the solution included in your offering.
CRITICAL DATESDUE Dates
Publication of invitation notice to respond to the required Qualification/NDA for the RFP, on MERX system July 18, 2023
CBC/Radio-Canada releases RFP to qualified Proponents August 8, 2023
Qualification Process Closes August 18, 2023
Receipt of Proponents’ questions by CBC/Radio-CanadaNo later than August 18, 2023
CBC/Radio-Canada provides response to Proponents’ questionsNo later than August 25, 2023
RFP Submission Closing Date September 08, 2023, 8:00:00 p.m. Eastern Standard/Daylight Savings Time
Shortlisted presentations October 2023
Announcement of Award November 2023

3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. If new to MERX then please visit www.merx.com and check out the “Offering” & “Pricing” header tabs to learn more.

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit a written statement with supporting evidence completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.

The proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid.

The document(s) to be completed and signed must be sent to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than 08, août, 2023.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Stewart Bell
Sr. Manager, Procurement
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC305RFP@CBC.ca

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) indicated in the Critical Dates table above, “RFP Submission Closing Date”.

The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.

Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.

Note:

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.

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DP no NEWS20230701
Titre : Outil pour gérer les affectations liées à l’information et la coordination des médias

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») pour un outil destiné à gérer les affectations liées à l’information et la coordination des médias.

Un accord résultant de la présente demande de propositions peut potentiellement être un accord pluriannuel avec une ou plusieurs options d’extension possibles, à définir plus précisément dans la demande de propositions.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS

CBC/Radio-Canada lance des initiatives de transformation pour améliorer la collaboration et la communication de ses équipes avec la direction des bureaux d’affectation. Notre objectif : accorder la priorité aux histoires que nous couvrons. CBC/Radio-Canada souhaite obtenir des propositions qui prendront la forme d’un contrat unique avec un seul fournisseur portant sur la fourniture d’une solution unique, ou des propositions qui comprendront deux produits intégrés : a) une plateforme pour les affectations, et b) une plateforme de coordination des médias, qui serviront à :

Centraliser l’information relative aux affectations dans le service de l’information et aux canaux de communication.
Gérer efficacement l’information sur les actifs médias liés aux reportages et fédérés dans tous les serveurs de la production de CBC/Radio-Canada.

Le mandat du soumissionnaire est de présenter une proposition détaillée pour la fourniture d’une solution offrant les fonctionnalités détaillées décrites dans le présent document.

Sommaire du calendrier préliminaire planifié avec le fournisseur retenu :

Lancement du prototype (déploiement dans au moins une station) d’ici novembre 2023 (estimation)
Préparation du plan de déploiement proposé au comité de gouvernance d’ici décembre 2023 (estimation).

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

Exigences obligatoires
A.4.1.1 Intégration des produits
CBC/Radio-Canada cherche à faire affaire avec un seul fournisseur (un intégrateur de solutions), pour l’acquisition d’une solution qui facilitera les affectations et la planification des sujets et des ressources, ainsi que la coordination des médias (pour la centralisation et la découvrabilité). La solution pourra établir des liens entre les reportages et leurs médias respectifs (et vice-versa), quel que soit le système de gestion des actifs de production dans lesquels ces contenus média sont entreposés sous forme numérique. Les deux produits doivent pouvoir être intégrés ensemble pour offrir une expérience utilisateur de haut niveau. C’est pourquoi votre proposition doit porter sur une solution pour les deux produits (affectations et coordination média) qui, même si elles proviennent de fournisseurs différents, doit aussi comprendre tous les frais, afin d’être pleinement intégrée à l’écosystème de production.

Exigence obligatoire : la solution proposée doit prendre la forme soit d’un produit logiciel unique qui regroupera toutes les fonctionnalités pour les affectations et la coordination, ou d’un produit composé de produits distincts pour les affectations et la coordination média, mais intégrés l’un à l’autre de façon transparente. La solution comprendra aussi tous les frais relatifs aux services professionnels, à la configuration, à la maintenance (y compris les mises à niveau), et au soutien. Veuillez décrire brièvement les limites existantes ou éventuelles.
A.4.1.2 Plateforme de logiciel-service (SaaS)
CBC/Radio-Canada a besoin d’une solution qui sera accessible avec une connexion Internet, sans avoir à installer un autre logiciel qu’un navigateur web ou un poste de travail (PC ou Mac). Chrome est le système privilégié.

Exigence obligatoire : la solution proposée doit être un logiciel-service (infonuagique) accessible par le navigateur web Chrome (version 114 ou plus récente).
A.4.1.3 Accessible aux appareils mobiles
CBC/Radio-Canada est à la recherche d’une solution qui permettra au personnel d’accéder à l’information et de travailler hors du bureau au moyen d’appareils mobiles. Il peut s’agir d’une application mobile dédiée ou d’un navigateur mobile. Si l’accessibilité mobile n’est pas offerte actuellement, le fournisseur doit présenter une feuille de route et un échéancier clairs pour le développement de l’accessibilité mobile.

Exigence obligatoire : La solution proposée doit être accessible aux appareils mobiles via une application ou un navigateur mobile. Si elle n’est offerte actuellement, le fournisseur doit présenter une feuille de route et un échéancier clairs pour le développement de l’accessibilité mobile.
A.4.1.4 Bilinguisme
CBC/Radio-Canada exploite deux grands réseaux, un en français et l’autre en anglais. Les interfaces utilisateur de la solution doivent être offertes dans les deux langues.

Exigence obligatoire : les interfaces utilisateur (UI) de la solution doivent être offertes en français et en anglais d’ici le 31 décembre 2024, au plus tard.
A.4.1.5 Soutien pour un jeu de caractères élargi
CBC/Radio-Canada exploite deux grands réseaux, un en français et l’autre en anglais; les données média et les métadonnées sont donc dans les deux langues. Les solutions doivent pouvoir prendre en charge tous les caractères utilisés pour décrire les reportages ou les métadonnées média.

Exigence obligatoire : La solution doit prendre en charge un jeu étendu de caractères français et en anglais pour l’entrée et la recherche de données dans l’interface et dans les champs de métadonnées, y compris les accents et la casse (p. ex., celine ou Céline).
A.4.1.6 Champs et étiquettes de métadonnées
Les systèmes CBC/Radio-Canada utilisent des champs et étiquettes de métadonnées pour les activités de production, puisqu’ils permettent d’apporter des nuances associées aux contextes régionaux et journalistiques, et donc de faciliter des stratégies organisationnelles particulières.

Exigence obligatoire : La solution doit permettre aux administrateurs de créer et de modifier les champs et les étiquettes de métadonnées, ou de les intégrer aux taxinomies de tiers ou de la Société.
A.4.1.7 Capacités de recherche avancées
Le personnel des salles de nouvelles doit avoir la capacité de faire des recherches pour trouver des affectations ou des actifs média au sein d’une solution logicielle.

Exigence obligatoire : La solution doit permettre de faire des recherches avancées. Veuillez décrire brièvement les capacités et les limites connues des moteurs de recherche.
A.4.1.8 Interface de programmatique d’applications (API)
En raison du fait que l’environnement de production de CBC/Radio-Canada utilise de multiples systèmes, le produit final doit être ouvert et pouvoir d’être intégré avec d’autres produits, grâce à des éléments de code ou des modules d’extension. 2.6 Le soumissionnaire retenu fournira une interface de programmation d’applications ouverte (API ouverte) et bien documentée pour les deux produits, et elle doit pouvoir se connecter aux applications de CBC/Radio-Canada et de certains produits des autres fournisseurs à qui la Société fait appel.

Exigence obligatoire : La solution doit être dotée d’interfaces de programmation des applications bien documentées (API ouvertes), qui permettent des intégrations personnalisées à d’autres applications. Veuillez fournir la documentation appropriée.
A.4.1.9 Authentification unique
À CBC/Radio-Canada, les comptes sont gérés au moyen d’Active Directory (dans le nuage ou sur les lieux). CBC/Radio-Canada utilise aussi la suite Google comme outil de productivité.

Exigence obligatoire : La solution du soumissionnaire doit prendre en charge l’authentification unique SAML ou OpenID Connect (OIDC).
A.4.1.10 Soutien
CBC/Radio-Canada exploite des salles de nouvelles qui sont principalement au Canada, mais il y a aussi des correspondants basés à l’étrange. Il faut que le soutien des flux de production de l’information soit disponible 24 heures sur 24.

Exigence obligatoire : Le fournisseur doit être en mesure de fournir du soutien 24 heures sur 24, 365 jours par an.

DATES CRITIQUES dates d’échéance
Publication de l’avis d’invitation à répondre aux exigences associées à la demande de qualification/entente de non-divulgation pour la DAA sur le système MERX18 juillet 2023
CBC/Radio-Canada communique la DP aux soumissionnaires qualifiés. 08 août 2023
Clôture du processus de qualification 18 août 2023
Réception des questions des soumissionnaires par CBC/Radio-Canada 18 août 2023 au plus tard
Réponses de CBC/Radio-Canada aux questions des soumissionnaires 25 août 2023 au plus tard
Date de clôture des propositions08 septembre 2023, 20 h, heure avancée/normale de l’Est
Présentations des soumissionnaires présélectionnés Octobre 2023
Annonce de l’octroi du contrat Novembre 2023

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Si vous êtes nouveau sur MERX, veuillez visiter www.merx.com et consulter les onglets d’en-tête « Offre » et « Tarification » pour en savoir plus.

Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir une attestation écrite avec preuve à l’appui et signée par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents.

Le soumissionnaire doit être inscrit auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Le ou les documents à remplir et à signer doivent être envoyés au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception du ou des documents requis et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 08 août 2023.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA

À cette étape du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Stewart Bell
Gestionnaire principal, Approvisionnement
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC305RFP@CBC.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
La proposition doit être envoyée à CBC/Radio-Canada par l’intermédiaire du site de Merx (www.merx.com) avant la date de clôture des propositions indiquée dans le tableau des dates critiques ci-dessus.

Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.

Remarque :

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2023/07/18 10:54:47 AM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance DeadlineA - Previous Amendment

2023/08/21 08:00:00 PM EDT

Questions are submitted online

Yes

Closing DateA - Previous Amendment

2023/09/19 08:00:00 PM EDT

Contact Information

Stewart Bell

416-205-3001

src305dp@radio-canada.ca

Required Acknowledgement

Instructions to Propose

**la version française suit**

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form & NDA completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

Stewart Bell
Strategic Sourcing Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC305RFP@CBC.ca

If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

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Critères de qualification

Afin d’obtenir des documents de la DP, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification & NDA signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

Stewart Bell
Responsable Sourcing Stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC305RFP@CBC.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les vingt-quatre (24) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Identity & Proposal

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Please do not include the A2 Cost Summary Grid in this envelope rather it is to be uploaded in Envelope 2 - Pricing, thank you.

Envelope 2 - Pricing

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

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