Basic Information

Reference Number

0000274310

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFSA - Request for Supply Arrangement (Formal)

Solicitation Number

TI20240701

Title

Flexible Software-Based Media Production Applications

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C55731

Agreement Type

Canadian Free Trade Agreement (CFTA)

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Delivery Point

Toronto

Purchase Type

Duration: 3 years

DescriptionA - Previous Amendment

**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Supply Arrangements (“RFSA”) for Flexible Software-Based Media Production Applications

An Agreement resulting from this RFSA may potentially be for three (3) years with zero (0) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).

Supply Agreements (SA’s) are written agreements entered into between CBC/Radio-Canada and Suppliers, whose intent is to establish a framework with Qualified Suppliers to permit the expeditious processing of legally binding contracts for specific goods / services through a Statement of Work (SOW) or Purchase Order (PO). SA’s establish a set of procurement procedures and include a minimum set of contract terms and conditions applicable to any resulting contract(s) formed by an executed SOW / PO.

Even though certain Proponents may be qualified by CBC/Radio-Canada as a result of this RFSA, CBC/Radio-Canada reserves the right to re-evaluate any aspect of the qualification of any Qualified Respondent at any time during the procurement process.

The Supply Arrangement method of supply is essentially a two-phase procurement process.
Phase I

The issuance of an RFSA to select and qualify Suppliers and enter into Supply Arrangements with Qualified Suppliers.

Phase II

consists of issuing separate Requests for Goods/Services (RFGSs) to Qualified Suppliers, either formal or informal, competitive or directed, when required by CBC/Radio-Canada.

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The objective of this RFSA is to identify the preferred Supplier(s) to CBC/Radio-Canada for Flexible Software-Based Media Production Applications.

CBC/Radio-Canada has on-demand requirements for Flexible Software-Based Media Production Applications and wishes to put in place Master Supply Arrangements with Industry to provide for a variety of goods / services and related deliverables, as and when requested.

Current Situation

The CBC Toronto Broadcast Center's live production facilities consist of several fixed-purpose studios for Radio, TV, and Web production. Control Rooms are dedicated to specific studios. Each studio/control room is supported by a dedicated set of fixed-function production equipment (Vision Mixers, Audio Consoles, Playback channels, etc.), which are all hardware-based.

The increasing diversity of content production demands has revealed limitations in the current rigidity of these facilities.

New Approach

To enhance our production capabilities and increase our flexibility, we seek to replace our legacy hardware-based production systems with a software-based system consisting of individual Applications (Apps) that run on Generic COTS computer servers and can be spun up and down as needed for our different TV, Radio and Web production scenarios.

In the Flexible Software-Based Production Applications RFSA, the requirements for several of the audio and video Apps required for the initial Flexible Production deployments are defined.

The RFSA defines individual Apps in the following categories:

System Input / Outputs (e.g. ST-2110, SRT, etc.)
Video Processing (e.g. Small Vision Mixer, Proc-Amp/Colour Correction, Up/Down/Cross Conversion, etc.)
Audio Processing (e.g. Audio Mixing, Audio Shuffling and Processing, Dynamics Processors, etc.)

Audio / Video Playback and Recording
HTML5 Graphics Rendering
Audio / Video Routing
Monitoring (e.g. Logical Audio/Video Routing, Multi-Viewers, Audio Level metering, etc.)

A more detailed overview of the vision & functionality of the envisioned system complete with figures & workflows are available in the Qualification Request Form as indicated in Section 3 of this notice.

2. MANDATORY REQUIREMENTS:
This RFSA is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements.

Apps run on Generic COTS computer hardware (including CPU, GPU, and Non-Proprietary Network Interface Cards) that will be “On-Prem” in CBC/Radio-Canada facilities. Apps that require broadcast-specific hardware, including ASIC or FPGA-based codecs and/or processing cards or specialized NICs optimized for audio/video traffic, will be rejected.

Apps can also run on a public cloud platform. In your response, identify all public cloud platforms that you support. Indicate if there are any specific cloud platforms you prefer, stating the reason for your preference.

Apps are configured, launched and controlled by an API.

All Apps' functionality and features must be accessible using vendor-provided HTML 5-based GUI and work within modern standard desktop web browsers, including Google Chrome.

3. TO OBTAIN THE RFSA DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFSA documents through MERX. If new to MERX then please visit www.merx.com and check out the “Offering” & “Pricing” header tabs to learn more.

Determine your eligibility to participate based on the description/objective statement for the RFSA and the Qualification Request Form which is only available to registered MERX users as indicated below

To obtain the documents you must be registered with MERX. If you are not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379.

Download the mandatory requirements qualification form.

Complete the form by responding and providing evidence to support the claim, in other words, “yes” is not sufficient evidence to qualify.

5. Email the completed form to the contact indicated in section 4 of this document.

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from MERX that the RFSA documents are ready for download, no earlier than Friday July 19, 2024.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA

Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFSA documentation must be undertaken by e-mail only, addressed to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFSA must state the RFSA reference number (RFSA # TI20240701) in the “Subject” of the e-mail.

James Coulman
Senior Manager
Supply Chain Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: James.Coulman@cbc.ca

B. Once the tender documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFSA documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFSA, must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFSA Process of the main document.
CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to answer only those questions submitted through MERX.

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than Wednesday September 11, 2024, at 8:00:00 pm, Eastern Time.

The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.

Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFSA Submission Closing Date will not be accepted.

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande d’arrangements en matière d’approvisionnement (« DAA ») relative à des applications de production média flexibles basées sur des logiciels.

L’entente conclue à la suite de cette DAA pourrait être d’une durée de trois (3) ans avec zéro (0) option irrévocable de prolongation d’un (1) an.

Arrangement en matière d’approvisionnement (AA) : Entente écrite entre CBC/Radio-Canada et un fournisseur, dont le but est d’établir un cadre de procédures avec des fournisseurs qualifiés afin de permettre l’émission rapide d’engagements contractuels pour des biens et services précis au moyen de mandats de travail (MDT) et/ou de bons de commande (BC). Un AA établit un ensemble de procédures d’approvisionnement et inclut un minimum de modalités contractuelles applicables à tout contrat formé par la signature d’un MDT et/ou l’émission d’un BC.

Même si certains soumissionnaires peuvent être désignés comme des répondants qualifiés par
CBC/Radio-Canada dans le cadre de la présente DAA, CBC/Radio-Canada se réserve le droit de réévaluer tout aspect de cette qualification et tout répondant qualifié en tout temps pendant le processus d’approvisionnement.

La méthode d’approvisionnement relative à un arrangement en matière d’approvisionnement est essentiellement un processus en deux phases.

La phase I

correspond à l’émission d’une DAA pour sélectionner et qualifier les fournisseurs et conclure un arrangement en matière d’approvisionnement avec chaque fournisseur qualifié.

La phase II

correspond à l’émission de demandes de biens et services (DBS) distinctes aux fournisseurs qualifiés, soit formelles ou informelles, concurrentielles ou dirigées, lorsque requis par CBC/Radio-Canada.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :

Les principaux objectifs de la présente DAA sont les suivants :

L’objectif de la présente demande d’arrangements en matière d’approvisionnement (« DAA ») consiste à sélectionner le ou les futurs fournisseurs de services d’applications de production média flexibles basées sur des logiciels de CBC/Radio-Canada.

CBC/Radio-Canada a besoin de services d’applications de production média flexibles basées sur des logiciels pour ses installations de partout au pays, et elle souhaite établir des arrangements-cadres en matière d’approvisionnement avec des entreprises de l’industrie qui pourront fournir divers biens et services et des prestations connexes, au moment demandé et tel que demandé.

Situation actuelle

Les installations de production en direct du Centre de radiodiffusion de Toronto de CBC/Radio-Canada se composent de plusieurs studios fixes pour la radio, la télévision et la production web. Des régies sont affectées à des studios précis. Chaque studio/régie est soutenu par un ensemble réservé d’outils de production à fonction fixe (aiguilleurs vidéo, consoles audio, serveurs vidéo, etc.) qui sont tous des éléments d’équipement matériel.

La diversité croissante des demandes de production de contenu a révélé les limites associées à la rigidité actuelle de ces installations.

Nouvelle approche

Pour améliorer nos capacités de production et accroître notre flexibilité, nous cherchons à remplacer nos anciens systèmes de production matériels (« hardware-based ») par un système logiciel composé d’applications individuelles (surnommées Apps) qui fonctionnent sur des serveurs informatiques génériques « Commercial Off The Shelf (COTS) » et peuvent être activées et désactivées selon les besoins pour nos différents scénarios de production télé, radio et web.

Les exigences pour plusieurs des applications (Apps) audio et vidéo requises pour les déploiements initiaux de la production flexible sont définies dans le document Flexible Software-Based Production Applications RFSA.

La DAA définit les applications individuelles dans les catégories suivantes :

Entrées/sorties du système (par exemple ST-2110, SRT, MPEG-TS, etc.)
Traitement vidéo (par exemple, petit aiguilleur de production vidéo, processeur de niveau vidéo et correction de couleur « Proc-Amp/Color Corrector », convertisseur de format vidéo « Up/Down/Cross Converter », etc.)
Traitement audio (par exemple, mixeur audio, traitement audio, processeurs de dynamique, etc.)
Lecture et enregistrement audio/vidéo
Rendu graphique HTML5
Répartiteur audio/video
Visionnement/mesure audio/vidéo (par exemple, visionneuses « Multi-Viewer », mesure du niveau audio, etc.)

Un aperçu plus détaillé de la vision et de la fonctionnalité du système envisagé, accompagné de figures et de flux de travail, est disponible dans le formulaire de demande de qualification, comme indiqué à la section 3 du présent avis.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES :
La présente DAA est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après.

Les applications fonctionnent sur du matériel informatique générique COTS (y compris les processeurs, les processeurs graphiques et les cartes d’interface réseau non propriétaires) qui sera installé dans les locaux de CBC/Radio-Canada. Les applications qui nécessitent du matériel propre à la radiodiffusion, y compris des codecs et/ou des cartes de traitement à base d’ASIC ou de FPGA ou des cartes d’interface réseau spécialisées optimisées pour le trafic audio/vidéo, seront rejetées.
Les applications peuvent également être exécutées sur une plateforme infonuagique publique. Dans votre réponse, précisez toutes les plateformes infonuagiques publiques que vous soutenez. Indiquez s’il y a des plateformes que vous préférez, en précisant la raison de votre préférence.
Les applications sont configurées, lancées et contrôlées par une API.
Toutes les fonctionnalités et caractéristiques des applications (Apps) doivent être accessibles à l’aide d’une interface graphique HTML5 fournie par le fournisseur et fonctionner dans les navigateurs web modernes, y compris Google Chrome.

3. POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DAA
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DAA par l’intermédiaire de MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien pour accéder au Guide du fournisseur MERX pour les nouveaux utilisateurs https://www.merx.com/cms-portals/MERX/cms/public/help/guides/guidedufournisseur-v1.0.pdf.
Si vous ne connaissez pas MERX, visitez le site www.merx.com et consultez les onglets « Offre » et « Prix » pour en savoir plus.

Déterminez votre admissibilité en fonction de la description/l’énoncé des objectifs de la DAA et du formulaire de demande de qualification, qui n’est disponible que pour les utilisateurs enregistrés de MERX, comme indiqué ci-dessous.

Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de MERX. Si vous ne l’êtes pas déjà, veuillez suivre le lien vers le Guide du fournisseur MERX ci-dessus et/ou appelez au 1 800 964-6379.

Téléchargez le formulaire de qualification des exigences obligatoires.

Remplissez le formulaire en répondant aux questions et en fournissant des preuves à l’appui. Veuillez noter que répondre « oui » aux questions ne suffit pas pour être admissible.

Envoyez le formulaire dûment rempli, par courriel, à la personne-ressource indiquée à la section 4 du présent avis.

Après réception du ou des documents requis et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de MERX indiquant que les documents de la DAA sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le vendredi 19 juillet 2024

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA

À cette étape-ci du processus de la DAA (c’est-dire avant d’obtenir les documents), toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DAA, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DAA doivent comporter le numéro de référence de la DAA (DAA no TI20240701) dans la ligne d’objet.

James Coulman
Premier chef, Gestion stratégique de l’approvisionnement
CBC/Radio-Canada
Courriel : james.coulman@radio-canada.ca

Une fois les documents obtenus, les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications ou de renseignements, qui remarquent certaines omissions ou ambiguïtés sur le sens de toute partie de la présente DAA, doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de MERX au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DAA du document principal.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à sa discrétion, de ne répondre qu’aux questions soumises par l’intermédiaire de MERX.

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site Internet de MERX (www.MERX.com) au plus tard le mercredi 11 septembre 2024 à 20h00:00, heure de l’Est.

Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DAA ne seront pas acceptées.

Le ou les contrats d’approvisionnement dérivés de cette DAA sont assujettis au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2024/07/14 10:17:54 AM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance DeadlineA - Previous Amendment

2024/08/22 11:59:00 PM EDT

Questions are submitted online

Yes

Closing DateA - Previous Amendment

2024/09/11 08:00:00 PM EDT

Contact Information

James Coulman

416-205-3002

CBC302RFP@cbc.ca

Required Acknowledgement

RFSA TI20240701 Qualification Request Form

*la version française suit**

Qualification Requirements

To obtain the RFSA Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFSA:

James Coulman
Senior Manager, Supply Chain Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: James.Coulman@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFSA documents are ready for download.

******
Critères de qualification

Afin d’obtenir des documents de la DAA, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DAA :

James Coulman
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
CBC/Radio-Canada
Courriel : James.Coulman@radio-canada.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les dans les vingt-quart (24) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DAA sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Technical Proposal

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

NO FINANCIALS IN THIS ENVELOPE

Envelope 2 - Pricing

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

ONLY PRICING AND FINANCIAL DOCUMENTS IN THIS FOLDER

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